Öffentliche Ausschreibungen

Welche Ausschreibungsarten gibt es?

Der Markt öffentlicher Ausschreibungen

Das deutsche Vergaberecht, das den Rahmen für den Markt öffentlicher Aufträge setzt, folgt zunächst den Richtlinien der EU – genauer der Richtlinie 2014/24/EU. Diese floss in das Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) ein – eine Art „Grundgesetz“ der öffentlichen Vergabe in Deutschland. Auch die Länder und Kommunen müssen sich an diese Vorgaben halten, was zu einer Harmonisierung der – wegen der föderalen Strukturen recht zerklüfteten – Vergaberechtslandschaft beiträgt.

Das GWB ist trotz vieler hinzugefügter Paragraphen immer noch relativ oberflächlich, sodass die Bundesregierung in Abstimmung mit den Ländern die Vergabeverordnung (VgV) für Dienstleistungen und die VOB/A 2. Abschnitt für Bauausschreibungen erlassen hat. Diese regelt zunächst alle Beschaffungsvorgaben anhand einer von der EU vorgegebenen Größenordnung (den sogenannten „Schwellenwerten“). Somit ist die VgV für alle europaweiten Ausschreibungen mit einem geschätzten Auftragswert von mehr als 214.000 Euro im Dienstleistungsbereich und im Bausektor mit VOL/A 2. Abschnitt über einem Volumen von mehr als 5.350.000 Euro im Bausektor maßgeblich (Stand Januar 2020). Diese Schwellenwerte werden regelmäßig alle zwei Jahre aktualisiert. In diesem sogenannten Oberschwellenbereich gibt es grundsätzlich folgende Verfahrensarten, die der öffentliche Auftraggeber für eine Ausschreibung nutzen kann:

• das Offene Verfahren
• das Nicht Offene Verfahren
• das Verhandlungsverfahren
• den Wettbewerblichen Dialog
• die Innovationspartnerschaft

Unterhalb der Schwellenwerte gelten das Bundesrecht und seine Verordnungen nicht, sondern das jeweilige Landesrecht. Die ersten drei dieser Verfahrensarten haben ihr Pendant im Unterschwellenrecht, das die Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) präzisiert. Diese bildet ab 2017/18 (umgesetzt im Bunderecht seit Februar 2017, in den einzelnen Bundesländern abhängig von der Gesetzesverabschiedung durch die Parlamente), den allgemeinen Rechtsrahmen für die „kleinen“ Ausschreibungen.

Übersicht der Ausschreibungsarten

Bei öffentlichen Ausschreibungen im Unterschwellenbereich und offenen Verfahren im Oberschwellenbereich macht eine Vergabestelle einer unbeschränkten Anzahl von Unternehmen die geplante Vergabe eines Auftraggebers bekannt und fordert bereits durch die allgemeine Bekanntmachung zur Abgabe eines Angebotes eines jeden geeigneten Unternehmens auf. Jeder Interessent kann bis Ablauf der Angebotsfrist ein Angebot abgeben. Es gibt in Deutschland allerdings eine Vielzahl von staatlichen Ausschreibungsorganen auf der Ebene des Bundes, der Länder sowie der Kommunen. Sogar die Veröffentlichung in eigenen Publikationen, in lokalen Zeitungen oder auf Internetportalen erfüllt in vielen Fällen die Pflicht zur allgemeinen Bekanntmachung einer Ausschreibung. Das hat den Effekt, dass der staatliche oder halbstaatliche Charakter der meisten Ausschreibungsorgane – typischerweise der Länder oder des Bundes – eine Vollständigkeit suggerieren, die sie nicht einmal annähernd bieten können. Bei circa 40.000 Vergabestellen in Deutschland und einer unüberschaubaren Anzahl von Veröffentlichungswegen ist es empfehlenswert, auf die Dienste eines spezialisierten Informationsdienstes wie dem DTAD zurückzugreifen.

Beschränkte Ausschreibungen

Eine Beschränkte Ausschreibung wird oberhalb der europäischen Schwellenwerte ein Nicht Offenes Verfahren genannt. Bei einer Beschränkten Ausschreibung wird nur einer beschränkten Anzahl von Unternehmen die Möglichkeit gegeben, ein Angebot abzugeben. Dem geht in der Regel ein sog. Teilnahmewettbewerb voraus, der allgemein bekannt gegeben wird. Hier werden Unternehmen dazu aufgefordert, ihre Eignung zur Durchführung eines Auftrages nachzuweisen. Aus den Wettbewerbsteilnehmern wählt die vergebende Stelle eine Reihe von Unternehmen aus, die dazu aufgefordert werden, tatsächlich ein Angebot abzugeben. Unter bestimmten Voraussetzungen dürfen Vergabestellen Beschränkte Ausschreibungen jedoch auch ohne vorherigen Teilnahmewettbewerb ausschreiben.

In diesem Falle kontaktieren sie mehrere Unternehmen direkt und fordern diese auf, ein Angebot abzugeben. Bei einer Beschränkten Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb muss ein Unternehmen der Vergabestelle bereits bekannt sein, will es aufgefordert werden, ein Angebot abzugeben. Sind einer Vergabestelle keine Unternehmen bekannt, die für eine Beschränkte Ausschreibung ohne Teilnahmewettbewerb in Frage kommen, unternimmt diese eine Markterkundung. Ein Angebot ist dabei die Datenbank DTAD Firmen & Vergabestellen – bei der Sie Ihr Unternehmensprofil mit Leistungsportfolio und Zertifikaten vorstellen können. Auch Kommunen führen eigene Bieterverzeichnisse, in die man sich eintragen kann. Und nicht zuletzt können sich Unternehmen in der Präqualifizierungsdatenbank PQ-Bau für Aufträge aus Bauleistungen und im Amtliches Verzeichnis präqualifizierter Unternehmen für den Liefer- und Dienstleistungsbereich (AVPQ) für Vergaben empfehlen. Aus diesen Quellen suchen Vergabestellen Ausschreibungsteilnehmer aus und fordern sie auf, ein Gebot abzugeben.

Allerdings genügt die Eintragung in die genannten Listen oftmals noch nicht, um zur Teilnahme eingeladen zu werden. Stetiger Kontakt zu den relevanten Vergabestellen kann deshalb von großem Nutzen sein.

Verhandlungsvergabe - früher Freihändige Vergabe

Mit der eingeführten Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) wurde die Freihändige Vergabe ersetzt. Hintergrund war: der Gesetzgeber wollte deutlicher herausstellen, dass es sich bei diesem Verfahren um ein reguläres Vergabeverfahren handelt, bei dem über die Angebotsinhalte in der Regel verhandelt werden kann. Verhandlungsvergaben sind mit Teilnahmewettbewerb oder ohne Teilnahmewettbewerb durchführbar.

Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb:

Hier fordert der Auftraggeber eine unbeschränkte Unternehmensanzahl zur öffentlichen Abgabe von Teilnahmeanträgen auf. Mit diesem übermittelt der Auftraggeber alle geforderten Informationen, um die Eignung und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen auszuschließen. Die Vergabestelle wählt meistens zwischen drei und sieben Bieter nach transparenten Kriterien aus, die dann zur eigentlichen Angebotsphase eingeladen werden.

Verhandlungsvergabe ohne Teilnahmewettbewerb:

Bei dieser fordert der Auftraggeber mehrere, aber grundsätzlich mindestens drei geeignete Unternehmen zur Angebotsabgabe auf. Auch bei dieser Vergabe dürfen keine Ausschlussgründe vorliegen. Im Unterschied zur Beschränkten Ausschreibung darf über Angebotsinhalte verhandelt werden. Ausgenommen sind die vom Auftraggeber festgelegten Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung.

Veröffentlichungen über Vergebene Aufträge (Ex-Post-Transparenz)

Wurden Auftragsvergaben nicht im Vorhinein durch allgemeine Bekanntmachungen (also im Rahmen Öffentlicher Ausschreibungen) oder Teilnahmewettbewerbe (Beschränkte Ausschreibungen mit Teilnahmewettbewerb oder Freihändige Vergaben mit Teilnahmewettbewerb) angekündigt und zur allgemeinen Beteiligung freigegeben, verlangt das Vergaberecht die, bei bestimmten unterschwelligen öffentlichen Ausschreibungen, Veröffentlichung der Auftragsvergabe im Nachhinein. Somit soll ein Mindestmaß an Transparenz hergestellt werden, damit sichtbar auf die Frage geantwortet wird: „Wer hat was an wen vergeben?“

Übersicht Phasen Ausschreibung (Bieter)

Der folgende Fahrplan führt die grundlegenden formalen Schritte eines Ausschreibungsverfahrens und die wichtigsten Aufgaben eines Bewerbers während dieser einzelnen Schritte aus Unternehmenssicht zusammen. Nur eine gleichzeitige Erfüllung der formalen Voraussetzungen eines Ausschreibungsverfahrens und der richtige Umgang mit den vergebenden Stellen können letztendlich zum Erfolg führen. Des Weiteren ist zu beachten, dass in verschiedenen Wirtschaftsbereichen spezielle formale und verfahrenstechnische Besonderheiten existieren, deren umfassende Darstellung den Rahmen dieses Leitfadens sprengen würde. Aus Unternehmenssicht gliedert sich die Teilnahme an einer Ausschreibung in fünf Schritte.

1. Die Recherche von geeigneten Ausschreibungen:

Erstellung eines Kompetenzprofils des eigenen Unternehmens mit Produkten, Dienstleistungen, Kapazitäten, Referenzen, Zertifizierungen, Erfahrungen und geografischer Reichweite. Mangelt es an Referenzen oder Kapazitäten kann grundsätzlich über die Gründung einer Bewerber- oder Bietergemeinschaft oder durch das Aufsetzen einer geeigneten Verfügbarkeitserklärung auf die Ressourcen Dritter zurückgegriffen werden.

• Recherche von Besonderheiten des Vergabeverfahrens je nach vorgegebener Vergabeverfahrensart
• Recherche der Ausschreibungen in geeigneten Medien (z. B. DTAD) vor dem Hintergrund des Leistungsprofils des eigenen Unternehmens. Konzentriert sich ein Unternehmen auf europäische oder nationale Ausschreibungen? Sind nur Öffentliche Ausschreibungen relevant oder soll auch ein Weg zu Beschränkten Ausschreibungen und zu Freihändigen Vergaben geebnet werden? Ist das Unternehmen dazu in der Lage, den Absatzraum zu vergrößern, vielleicht sogar international tätig zu werden? Gibt es starke saisonale Schwankungen in der staatlichen Nachfrage nach gewissen Gütern und Dienstleistungen, die vom Unternehmen ausgeglichen werden müssen?

2. Angebotsvorbereitung:

Rechtzeitige Anforderung der Vergabeunterlagen. Die Frist zur Anforderung darf nicht übersehen werden. Die Zahlung der Kosten für die Unterlagen ist nachzuweisen (so diese denn kostenpflichtig sind).

• Analyse der Vergabeunterlagen nach den geforderten Nachweisen, Fristen und Zuschlagskriterien.
• Sammeln der geforderten Nachweise und im Falle des Fehlens derselben das Besorgen von zulässigem Ersatz oder der Eintrag in eine Präqualifizierungsdatenbank.
• Benennung eines für diese Ausschreibung Verantwortlichen im Unternehmen.
• Erstellung eines „vorläufigen“ Leistungsverzeichnisses als Arbeitsgrundlage mithilfe der Vergabeunterlagen.

3. Erstes Kontaktieren des Auftraggebers und Kontaktmanagement:

• Gegebenenfalls Vorstellung des Unternehmens.
• Mitteilung des für diese Ausschreibung Verantwortlichen, Nennung eiVollständigkeit nes Ansprechpartners für den Auftraggeber.
• Wenn nötig, um Aufklärung und Spezifikationen bitten, um eine erste Version des Leistungsverzeichnisses zu konkretisieren oder Widersprüche und Unklarheiten in den Vergabeunterlagen aufzuklären.
• Wenn nötig Schutz der eigenen Rechte durch unverzügliche Rüge bei Verstößen bzw. drohender Benachteiligung.

4. Erstellung des Angebotes:

Kalkulation eines tragfähigen Angebots. In jedem Fall ist darauf zu achten, dass zugesagte Leistungen qualitativ hochwertig und termintreu erfüllt werden können. Nachverhandlungen, die in der Privatwirtschaft normal sind, werden von Vergabestellen in der Regel nicht durchgeführt.

• Erneuter Kontakt zur Vergabestelle, wenn es Unklarheiten gibt, die eine seriöse Kalkulation erschweren. Ausreichender Kontakt zur Vergabestelle qualifiziert einen Bieter und erhöht die Qualität des Angebotes aus Sicht der Vergabestelle. Hält sich die Kontakthäufigkeit zu einer Vergabestelle in einem vernünftigen Rahmen, spricht dies grundsätzlich für die Ernsthaftigkeit und die Zuverlässigkeit eines Bieters.
• Erstellung eines vollständigen und widerspruchsfreien Angebots. Im Falle der Abgabe eines unvollständigen Angebotes besteht in der Regel kein Anspruch auf Nachbesserungen. Ein widersprüchliches Angebot, etwa wenn beigelegte Preislisten und im Angebotstext genannte Preise voneinander abweichen, ist ebenso ein Ausschlussgrund. Nachverhandlungen sind bei Ausschreibungen ausgeschlossen.
• Sollte ein Nebenangebot zugelassen sein, können aus Sicht des Auftraggebers sinnvolle Ergänzungen in das Angebot aufgenommen werden. Ist dies nicht der Fall, so hat sich der Bieter strikt an die Vergabeunterlagen zu halten. Nebenangebote müssen gleichwertig sein. Der Nachweis der Gleichwertigkeit ist vom Bieter zu erbringen.
• Erscheint es zu diesem Zeitpunkt nicht möglich, ein tragfähiges Konzept für ein Angebot zu erstellen, dann muss die Vergabestelle über die Gründe informiert werden. Mängel in den Vergabeunterlagen sind förmlich zu rügen, bevor das Angebot abgegeben wird. Bei einem vorzeitigen Rückzug aus dem Verfahren ist die Mitteilung an den Auftraggeber für zukünftige Ausschreibungen sehr wichtig. Unternehmen, die sich „seriös“ zurückgezogen haben, werden eher positiv in Erinnerung bleiben.
• Formale Vollständigkeit der geforderten Nachweise, der Unterschriften und der sonstigen Anforderungen prüfen. So dürfen z. B. keine eigenen AGB beigelegt und die Vergabeunterlagen nicht verändert werden. Es besteht in der Regel keine Möglichkeit, fehlende Nachweise nachzureichen und Formfehler können zu keinem Zeitpunkt nach Fristablauf ausgemerzt werden.
• Rechtzeitige Zustellung des Angebotes, wenn möglich durch persönliche Übergabe des Angebots gewährleisten.

5. Nachbereitung der Bewerbung

• Wird dem eigenen Unternehmen der Zuschlag erteilt, so lohnt es sich auf jeden Fall, die Gründe für den Zuschlag in Erfahrung zu bringen.
• Wird das Angebot des eigenen Unternehmens abgelehnt, ist es für die Verbesserung der zukünftigen Aussichten unerlässlich, die Gründe für die Ablehnung in Erfahrung zu bringen. Auskunfts- und Informationsansprüche sind gegebenenfalls durch einen förmlichen Antrag geltend zu machen.
• Bekommt das eigene Unternehmen den Zuschlag nicht, so ist es grundsätzlich aufschlussreich, den Gewinner in Erfahrung zu bringen (bei europäischen Ausschreibungen wird man als Teilnehmer automatisch informiert und es gibt zudem allgemein zugängliche Vergabebekanntmachungen). Manche Unternehmen nehmen an nationalen Ausschreibungen nur teil, um den Gewinner der jeweiligen Ausschreibung in Erfahrung bringen zu können. So ist es ihnen möglich, als Zulieferer oder Subunternehmer Kontakt aufzunehmen.
• Systematische Verarbeitung der Erfahrungen, um für zukünftige Angebote gewappnet zu sein (Fehleranalyse).
• Der vergebenden Stelle gegenüber Interesse an zukünftigen Ausschreibungen signalisieren, unabhängig davon, ob für die aktuelle Ausschreibung der Zuschlag erteilt wurde oder nicht.
• Bei einer erfolgreichen Auftragsabwicklung auf jeden Fall eine Referenz ausstellen lassen.