Beauftragung der technischen Betreuung der Internetseite

DTAD-ID: 17375161
Region:
40221 Düsseldorf (Bilk)
Auftragsart:
Öffentliche Auftraggeber
Dokumententyp:
Ausschreibung
Verfahrensart:
Öffentliche Ausschreibung
Vergabestelle:
Sichtbar nach Registrierung
Auftragnehmer:
Sichtbar nach Registrierung
Kategorien:
Drucksachen, Druckerzeugnisse, Gedruckte Bücher, Broschüren, Faltblätter, Diverse Reparatur-, Wartungsdienste, Dienstleistungen des Gesundheitswesens
CPV-Codes:
Vergabeordnung:
Lieferauftrag (VOL)
Kurzbeschreibung:
I. Leistungs- und Aufgabenbeschreibung, Zielsetzungen Das MKW beabsichtigt im Rahmen dieses Auftrages die Beauftragung der technischen Betreuung der Internetseite www.kulturrucksack.nrw.de sowie deren Weiterentwicklung. Die bestehende Internetseite …
Informationsstand
DTAD-Veröffentlichung:
18.03.2021
Frist Angebotsabgabe:
07.04.2021

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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Beauftragung der technischen Betreuung der Internetseite - I. Leistungs- und Aufgabenbeschreibung, Zielsetzungen
Das MKW beabsichtigt im Rahmen dieses Auftrages die Beauftragung der technischen Betreuung
der Internetseite www.kulturrucksack.nrw.de sowie deren Weiterentwicklung.
Die bestehende Internetseite soll zu einer modernen interaktiven und kommunikativen Plattform
weiterentwickelt werden, die sowohl den beteiligten Verantwortlichen in den Kulturrucksack-
Kommunen als auch den Kindern und Jugendlichen mehr interaktive interne und öffentliche
Gestaltungs-, Kommunikations- und Vernetzungsmöglichkeiten bietet.
Neben Neuprogrammierungen übernimmt der Auftragnehmer die komplette IT-Administration und
weitere Dienstleistungen, wie z. B. regelmäßige Wartungsarbeiten und Updates. Im Einzelnen sind
die nachstehend beschriebenen Leistungen zu erbringen:
1. Technischer Support:
1 17.03.2021 12:34 Uhr - VMS 9.5.1.5

a) Die technische Betreuung / Wartung der Webseite beinhaltet die Durchführung von regelmäßigen
Sicherheitsupdates und weiteren Wartungsarbeiten für das CMS Drupal und der installierten
Erweiterungen, insbesondere das Update des laufenden Systems der aktuell laufenden Version
7.x bis zum End-of-Life Termin am 28. No-vember 2022 auf die bis dahin aktuellste Drupal Core
Version (Drupal 9 oder Drupal 10). Durchführung von regelmäßigen Sicherheitsupdates und weiteren
Wartung-sarbeiten für das Statistiksystem Matomo.
b) Unterstützungsdienstleistung für die Anwender: Der Auftragnehmer steht den derzeit 238
Kommunen für Fragen und Wünsche rund um den technischen Support zur Verfügung. Ggf. kommen
in den nächsten Jahren weitere Kommunen hinzu, für diesen Fall ist mit erhöhten Anfragen zu
rechnen. Technischer Support ist für diese Kommunen insbesondere in Bezug auf die Einbindung in
das bestehende System des Kulturplaners, der Verlinkung von Webseiten und der Rechtevergabe zu
leisten.
Darüber hinaus sind mit der schrittweisen Integration neuer Kommunen inhaltlich folgende Arbeiten
verbunden:
- Erweiterung der NRW-Karte um die ausgewählten Kommunen,
- Erweiterung des Kultur-Planers um die ausgewählten Kommunen,
- Einpflege der PLZ in die Datenbank* zur Plausibilitätskontrolle,
- Einstellen von Fotos, Logos und Kurzkonzepten der Kommunen in das Pop-Up- Fenster der NRW-
Karte; Einrichtung der "Straßenkarten-Funktion" unter "Projekte vor Ort" sowie des Archivs der
Rucksack-Projekte,
- Einstellen von Fotos aus den Kommunen in die Hintergrund-Galerie der Kultu-Card,
- Einbindung der Städte-Logos in den Logo-Ticker sowie auf der Unterseite "Teilnehmende
Kommunen".
*Die im Webportal www.kulturrucksack.nrw.de hinterlegte Datenbank basiert auf dem
Datenbanksystem MySQL. Die Open-Source-Software MySQL ist eines der weltweit am weitesten
verbreiteten relationalen Datenbankverwaltungssysteme und bildet die Grundlage für viele
dynamische Webauftritte.
c) Der technische Support bezieht sich insbesondere auch auf den integrierten Blog-Bereich,
in dem Ergebnisse aus Kulturrucksack-Projekten präsentiert werden und der durch registrierte
Kulturrucksack-Beauftragte und/oder die Koordinierungsstelle befüllt wird. Die Freigabe der
eingestellten Projekte erfolgt durch die Koordinierungsstelle. Zu den eingestellten Beiträgen gehören
Videoclips, Audioclips, Fotostrecken, PDF-Formate und weitere Materialien, die ggf. angepasst bzw.
deren Formate ggf. vom Auftragnehmer verändert werden müssen, so dass hier auch redaktioneller
und grafischer Support zu leisten ist.
d) Technischer Support für die Koordinierungsstelle: Der Auftragnehmer leistet gegenüber
der Koordinierungsstelle technischen Support bei der Bedienung des Content Management
System. Bei Modernisierungswünschen der Webseite unter-stützt der Auftragnehmer die
Koordinierungsstelle konzeptionell und führt in Rücksprache mit dem Auftraggeber designtechnische
und programmiertechnische Arbeit-en durch.
Geschätzter Umfang: ca. 73 Stunden pro Monat.
2. Gestaltungs-Werkstatt
Durchführung der Qualitätsprüfung der von den Kommunen individualisierten Gestaltungsvorlagen
sowie technische Beratung und Betreuung der Kommunen. Derzeit stehen sieben
Gestaltungsvorlagen für Postkarte, Anzeige, Roll- up, Flyer, Großpostkarte, Handzettel und Poster
zur Verfügung. Im Rahmen der Qualitätsprüfung sind eine Rechtschreibprüfung, ein Abgleich mit
dem vom Auftraggeber vorgegebenen CI und eine Prüfung der Auflösung der verwendeten Bilder
durchzuführen. Alle Produkte sind am Ende des Arbeitsprozesses vom Auftragnehmer in druckfähige
Daten umzuwandeln und den Kommunen in der gewünschten Form (Druck-PDF oder Produktion)
zur Verfügung zu stellen.
2 17.03.2021 12:34 Uhr - VMS 9.5.1.5

Im Rahmen einer potentiellen Modernisierung des Angebots Gestaltungs-Werkstatt, soll den
Kommunen eine Bereitstellung von individuell gestalteten Druckvorlagen angelehnt an die bisherigen
Gestaltungsvorlagen unter Berücksichtigung des vorgegebenen CI ermöglicht werden. Der
Auftragnehmer fertigt diese Druckvorlagen an und erweitert ggf. programmiertechnisch das
vorhandene technische System für den Arbeitsprozess und die Kommunikation mit der Kommune.
Geschätzter Umfang: ca. 7 Stunden pro Monat.
3. Kreativ-Tool zur Gestaltung der Kultur-Card
Mit dem angebotenen, sogenannten Kreativ-Tool können Kinder und Jugendliche eine Kultur-Card
gestalten und digital als PDF herunterladen. Der Auftragnehmer hat die Aufgabe das System aktuell
zu halten und bei Modernisierungswünschen den Auftraggeber konzeptionell zu unterstützen und
designtechnische und programmiertechnische Arbeiten durchzuführen.
Geschätzter Umfang: ca. 2 Stunden pro Monat.
4. Statistische Auswertung
Zur Information über die Nutzung der Internetseite ist regelmäßig eine Statistik zu erstellen. Die
Besucherzahlen können aus dem integrierten Tool Matomo ermittelt werden. Die Daten sind
sowohl tabellarisch als auch grafisch aufzubereiten und sollen einen Vergleich zu zurückliegenden
Zeiträumen ermöglich.
Geschätzter Umfang: ca. 1 Stunde pro Monat.
5. Abstimmung mit dem Auftraggeber
a) Zur Programmkoordination finden auf Einladung des Auftraggebers in der Regel monatliche
Abstimmungsgespräche (Dauer: jeweils ca. 3 Stunden) im Dienstgebäude des Auftraggebers,
dem Sitz der Koordinierungsstelle (Akademie der Kulturellen Bildung des Bundes und des Landes
Nordrhein-Westfalen in Remscheid) oder als Telefon- bzw. Online-Konferenz statt, zu denen, je nach
Bedarf, auch der Auftragnehmer eingeladen wird.
b) Um auf die Anforderungen und Wünsche der Kulturrucksackbeauftragten reagieren zu können und
ggf. neue Funktionen und Bereiche des Portals vorzustellen, ist die Teilnahme des Auftragnehmers
an einem Fachtag und anderen Veranstaltungen erforderlich. Diese finden an unterschiedlichen
Orten in Nordrhein-Westfalen in der Regel ganztägig statt. Es ist jeweils ein Fachtag (ganztägig)
pro Jahr geplant sowie voraussichtlich zwei Erfahrungsaustausche, für die in Abhängigkeit von der
jeweili-gen Tagesordnung bzw. dem Schwerpunktthema eine halbtägige Anwesenheit er-forderlich
ist.
6. Ggf. weitere Leistungen / Webseiten-Modernisierungen
Um auf die Bedürfnisse und Anforderungen der Nutzer aber auch auf die Weiterentwicklung von
Webtechnologien reagieren zu können, sind ggf. weitere Anpassungen bestehender Funktionen
sowie die Programmierung und Integration neuer Module erforderlich. Der Auftragnehmer macht
dem Auftraggeber nach Rücksprache mit der Koordinierungsstelle diesbezüglich Vorschläge für
Modernisierungsvorhaben. Ob und in welchem Umfang diese Leistungen benötigt werden, kann
derzeit noch nicht abschließend beschrieben werden.
Sämtliche Leistungen sind in deutscher Sprache zu erbringen.
Der Auftragnehmer arbeitet mit den Mitarbeiterinnen der Koordinierungsstelle Kulturrucksack NRW,
die vorrangig Beratungstätigkeiten in den teilnehmenden und interessierten Kommunen übernehmen,
eng zusammen.
II. Leistungszeitraum
3 17.03.2021 12:34 Uhr - VMS 9.5.1.5

Die Leistung soll zunächst vom 15.04.2021 bis zum 14.04.2023 ausgeschrieben werden mit
der Option, den Vertrag um ein Jahr bis längstens zum 14.04.2024 zu verlängern. Soweit der
Auftraggeber die Option der Verlängerung nutzen möchte, wird er dies dem Auftragnehmer bis
zum 01.02.2023 mitteilen. Die Wahrnehmung der Verlängerungsoption ist u.a. abhängig von der
Verfügbarkeit der benötigten Finanzmittel und steht somit unter Haushaltsvorbehalt.
Erfüllungsort:
40221 Düsseldorf
Lose:
Eine Aufteilung in Lose wird nicht vorgenommen.
Lose
Nebenangebote werden nicht zugelassen.
Sonstiges
 
I. Mitteilung von Unklarheiten in den Vergabeunterlagen
Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, so hat der Bieter
unverzüglich folgende Stelle über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder
subsidiär per E-Mail darauf hinzuweisen:
Ministerium für Kultur und Wissenschaft
des Landes Nordrhein-Westfalen
Frau Dr. Jessica Klein
Referat Z.14
40190 Düsseldorf
E-Mail: [email protected]
II. Informationen und Kommunikation
Information und Kommunikation finden im gesamten Vergabeverfahren ausnahmslos schriftlich statt
und zwar grundsätzlich nur über das Kommunikationssystem des Vergabemarktplatzes NRW oder
subsidiär per E-Mail; Ausnahmen vom Grundsatz der Übermittlung per E-Mail bestehen nur aufgrund
entsprechender gesetzlicher Vorschriften.
Fragen sind an die oben unter Ziffer I. genannte Stelle über das Kommunikationssystem des
Vergabemarktplatzes NRW oder subsidiär per E-Mail zu richten. Im Interesse der Effektivität werden
Fragen der Bieter erbeten bis spätestens zum:
24.03.2021
5 17.03.2021 12:34 Uhr - VMS 9.5.1.5

Die Fragen und die Antworten werden in anonymisierter Form an alle Bieter, an die
Vergabeunterlagen versandt wurden, unaufgefordert über das Kommunikationssystem des
Vergabemarktplatzes NRW bis spätestens zum 31.03.2020 zur Kenntnis gegeben.
Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 24.03.2021

Teilnahmebedingungen
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Befähigung und Erlaubnis zur
Berufsausübung zu überprüfen:
Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formular 521)
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur
wirtschaftlichen und finanziellen Leistungsfähigkeit zu überprüfen:
a) Unternehmensbeschreibung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung vorzulegen)
b) Nachweis einer geeigneten Haftpflichtversicherung (mit dem Angebot mittels Eigenerklärung
vorzulegen)
Als Ausschlusskriterium für die Leistungsfähigkeit legt der Auftraggeber das Fehlen einer
Berufshaftpflichtversicherung fest.
Angaben und Formalitäten, die erforderlich sind, um die Einhaltung der Auflagen zur
technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit zu überprüfen:
Für die Feststellung der Leistungsfähigkeit hat der Auftraggeber folgende Soll-Kriterien festgelegt:
a) Erfahrungen mit öffentlichen Auftraggebern bei der technischen Betreuung und Weiterentwicklung
von Internet-Portalen sowie Beratungsservice für die Anwender und ggf. redaktionelle Hilfestellung.
b) Profile der vorgesehenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter mit dem Nachweis ihrer Eignung
bezogen auf die technischen Herausforderungen des Auftrags