Bierpartner für Großveranstaltungen

DTAD-ID: 18469212
Region:
76131 Karlsruhe (Hagsfeld)
Auftragsart:
Öffentliche Auftraggeber
Dokumententyp:
Ausschreibung
Verfahrensart:
Öffentliche Ausschreibung
Vergabestelle:
Sichtbar nach Registrierung
Auftragnehmer:
Sichtbar nach Registrierung
Kategorien:
Getränke
CPV-Codes:
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Kurzbeschreibung:
Bierpartner für Großveranstaltungen
Informationsstand
DTAD-Veröffentlichung:
04.02.2022
Frist Angebotsabgabe:
03.03.2022

Diese Ausschreibung ist bereits abgelaufen.

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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Bierpartner für Großveranstaltungen - Auftragsgegenstand\
Leistungsbeschreibung\
Leistungsbeschreibung Lieferrechte Bier\
Der Gemeinderat der Stadt Karlsruhe hat im Februar 2014 beschlossen, die\
KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH, eine Tochter der Stadt Karlsruhe,\
mit der Durchführung von Veranstaltungen zu beauftragen. Die KME widmet\
sich der Vorbereitung und Durchführung eigener Veranstaltungen (u.a. INDOOR\
MEETING, DAS FEST, SCHLOSSLICHTSPIELE, Stadtwerke EISZEIT), sowie der\
Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von weiteren kulturellen, sportlichen\
und sonstigen Events, die im städtischen Interesse liegen und im Rahmen einer\
strategischen Gesamtaufstellung der Stadt Karlsruhe gewünscht sind. Zudem\
werden Service-Dienstleistungen zur Unterstützung und Beratung anderer Events,\
die im Interesse der Stadt Karlsruhe stattfinden, erbracht. Hierzu zählt vor allem\
auch die Sicherstellung von kommunal gewünschten und erforderlichen Standards,\
insbesondere in den Bereichen Veranstaltungssicherheit und Jugendschutz.\
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Lieferrechten für Bier in\
Verbindung mit Sponsoring sowie Liefer- und Dienstleistungen.\
Die KME stellt hohe Anforderungen an den Getränkelieferanten und benötigt\
einen zuverlässigen Partner und Sponsor, der in verschiedenen Bereichen diverse\
Anforderungen erfüllt. Die KME erwartet vom Bieter, dass Getränkelieferrechte und\
Kommunikation in Bezug auf Veranstaltungen der KME einen hohen Stellenwert\
einnehmen und gemeinsam mit der KME versucht wird, die Veranstaltungen\
weiterzuentwickeln und zum Erfolg zu führen. Das gemeinsame Interesse,\
Karlsruhe über wertige Events noch stärker zu positionieren, steht dabei im\
Vordergrund und muss vom Bieter "gelebt" und mit Kommunikationsmaßnahmen\
unterstützt werden. Der zu vergebende Auftrag über die Belieferung von\
ausgewählten Großveranstaltungen in Karlsruhe mit Bier, Sponsoring sowie im\
Zusammenhang stehenden Lieferungs- und Dienstleistungen für ein Jahr umfasst\
die Events DAS FEST Karlsruhe, die SCHLOSSLICHTSPIELE Karlsruhe und die\
Stadtwerke EISZEIT.\
DAS FEST Karlsruhe (voraussichtlich 10 Veranstaltungstage inkl. Vor-Fest),\
Günther-Klotz-Anlage\
Seit 1985 findet jährlich an einem Wochenende Ende Juli DAS FEST, eine der\
größten Open-Air-Veranstaltungen in Deutschland, in der Karlsruher Günther-Klotz-\
Anlage statt. Im Laufe der Jahre entwickelte sich das einst kleine Open-Air-Festival\
zu einem generationenübergreifendem Sommer-Event mit jährlich rund 250.000\
Besuchern jeden Alters. Bereits vor dem FEST-Wochenende startet das Vor-Fest\
mit regionalen Bands auf der Café-Bühne. Für nähere Informationen siehe auch\
www.dasfest.de.\
SCHLOSSLICHTSPIELE KARLSRUHE (ca. 4 Wochen), Schlossplatz Karlsruhe\
Rund 1,7 Millionen Besucher zeigten sich 2015 bis 2019 begeistert von den\
Projektionen international renommierter Künstler - kuratiert vom ZKM | Zentrum\
für Kunst und Medien. Hochleistungsbeamer lassen die 3.000 Quadratmeter\
Projektionsfläche des Karlsruher Schlosses über mehrere Wochen hinweg\
jeden Abend in anderer Pracht erstrahlen - kostenlos und für jedermann frei\
zugänglich. Ein vielfältiges Gastronomieangebot vor Ort rundet das Angebot ab.\
Dazu kommen Rahmenveranstaltungen wie z.B. die Foodtruck Convention. Für\
nähere Informationen siehe auch www.schlosslichtspiele.info.\
Stadtwerke EISZEIT (ca. 9 Wochen), Schlossplatz Karlsruhe\
Als Highlight der Karlsruher Weihnachtsstadt verwandelt die Open-Air-Eisbahn den\
historischen Schlossplatz jedes Jahr von Ende November bis Ende Januar in ein\
funkelndes Wintermärchen. Die einzigartige Kombination aus großer Eisfläche mit\
Eisstockbahnen, einem gastronomischen Angebot vor Ort und atemberaubender\
Illumination begeistert als Winterereignis und Sportmöglichkeit Familien und\
Gruppen aller Art (ca. 100.000 Besucher pro Saison). Für nähere Informationen\
siehe auch www.stadtwerke-eiszeit.de.\
Die angegebenen Besucherzahlen dienen lediglich als Anhaltspunkt. Eine\
verbindliche Aussage über die Entwicklung der Besucherzahlen kann, aufgrund\
verschiedener Einflussfaktoren, vom Auftraggeber nicht getroffen werden. Bei\
Veranstaltungen legt die KME fest, welche Produkte an welchen Getränkeständen\
ins Sortiment genommen werden.\
Der Auftragnehmer liefert Bier nach der Maßgabe der KME. Er liefert\
darüber hinaus das vereinbarte Equipment, leistet Logistik-, Aufbau- und\
Kundendienst-Aufgaben und unterstützt mit einer Sponsoringsumme sowie\
Kommunikationsleistungen den Erfolg der Veranstaltungen. Dabei hält er Kriterien\
des sorgsamen Umgangs mit Mensch und Umwelt ein.\
Im Einzelnen handelt es sich um folgende Positionen:\
1. Lieferleistungen Bier und weitere Getränke\
(1) Der Auftragnehmer ist exklusiver Lieferant für Bier und Biermischgetränke,\
die er der KME in Rechnung stellt. Die Sortimentsgestaltung der einzelnen\
Veranstaltungen und Stände erfolgt in Abstimmung mit der KME.\
(2) Der Auftragnehmer bietet eine große Sortimentsvielfalt (verschiedene Biere\
sowie Biermischgetränke und alkoholfreie Varianten, mindestens vier Sorten) an.\
(3) Das Bier ist gemäß dem deutschen Reinheitsgebot sowie im schonenden,\
Ressourcen sparenden Verfahren gebraut.\
(4) Der Auftragnehmer bietet vielfältige Gebinde-Varianten (von kleinen Fass-\
Einheiten bis hin zu Tankwagen in verschiedener Größe, auch für unwegsames\
Gelände) an.\
(5) Es wird eine Gesamt-Rückvergütung ab dem ersten Hektoliter vereinbart.\
(6) Alle Waren werden auf Kommission zur Verfügung gestellt.\
2. Lieferung Equipment und Bereitstellung von Miet-Maschinen\
(1) Der Auftragnehmer bietet ein breites Sortiment an Inventar und liefert alle\
erforderlichen Materialien und Maschinen, wie Kühlwagen, Tankwagen, Kühltruhen,\
Sonnenschirme, Schank-Equipment und unterschiedliche Thekenlösungen, auf\
eigene Verantwortung und nimmt diese nach Ende der Veranstaltungen wieder an\
sich.\
(2) Der Auftragnehmer stellt Stapler, Radlader, Kühlcontainer und Biergarnituren\
zur Verfügung.\
(3) Die genaue Spezifikation der Sachleistungen erfolgt in gemeinsamer\
Abstimmung entsprechend dem Bedarf für die einzelnen Veranstaltungen.\
3. Leistung Logistik, Aufbau, Personal, Kundendienst\
(1) Der Auftragnehmer übernimmt den Aufbau und die Installation des Schank-\
Equipments. Die Verteilung des Equipments und der Getränke erfolgt direkt an die\
Stände bzw. in die Kühlcontainer.\
(2) Die Lieferung der Getränke erfolgt in Tankwagen, KEG-Fässern und Flaschen.\
(3) Der Auftragnehmer übernimmt die logistische Unterstützung der\
Nachbestückung am Veranstaltungswochenende von DAS FEST. Hier gelten für\
die Liefertermine nach Absprache mit der KME Zeitfenster von +/- 15 Minuten und\
damit annähernd "Just-in-time-Lieferungen".\
4. Service und Erreichbarkeit\
(1) Der Auftragnehmer garantiert für alle die Partnerschaft und die Bierlieferung\
betreffenden Rückfragen und Probleme während des gesamten Auftrag-Zeitraums\
die Betreuung durch einen Projektleiter.\
(2) Für technische Fragen stellt der Auftragnehmer während der Veranstaltungen\
inklusive der Zeiträume des Auf- und Abbaus, einen qualifizierten Mitarbeiter (zum\
Beispiel Betriebsleiter) und sichert eine 24/7-Rufbereitschaft zu. Hierfür wird eine\
Mobil-Nummer bekannt gegeben.\
Die genaue Spezifikation der Dienstleistungen erfolgt in gemeinsamer Abstimmung\
entsprechend dem Bedarf für die einzelnen Veranstaltungen.\
5. Es werden folgende Kriterien des sorgsamen Umgangs mit Mensch und Umwelt\
eingehalten und nachgewiesen:\
(1) Kriterien des Umweltschutzes (z.B. Herstellung und Entsorgung)\
und der Umweltverträglichkeit (z.B. Belastung der Umwelt, Altstoffanteil,\
Wiederverwertbarkeit) sind zu berücksichtigen. Dabei sind die Umweltkriterien, die\
von den beschaffenden Produkten zu erfüllen sind, bereits in der Planungsphase\
festzulegen. Soweit technisch möglich, sind umweltverträgliche Alternativen zu\
bevorzugen.\
(2) Kriterien des Fairen Handels (z.B. keine Produkte aus Kinderarbeit) sind zu\
berücksichtigen.\
(3) Die zu verarbeitenden Rohstoffe werden soweit möglich aus der Region\
bezogen\
(4) Kriterien zur Vermeidung von Verpackungsabfällen sind zu berücksichtigen.\
Die konkrete Ausgestaltung der Rücknahmeverpflichtung soll bereits in den\
Kaufverträgen bzw. Ausschreibungen aufgenommen werden. Der Hersteller und\
Vertreiber soll die Transport-, Umwelt- und Verkaufsverpackungen zurücknehmen\
und einer Wiederverwendung oder einer stofflichen Verwertung zuführen.\
Zur Einhaltung dieser Anforderungen ist eine Erklärung in einem zusätzlichen\
selbst erstellten Dokument abzugeben. Die Einhaltung dieser Kriterien wird bei der\
Bewertung mit 10 % einfließen. Dabei wird jeweils mit 0 bis 5 Punkten bewertet.\
Je schlüssiger dargelegt und je deutlicher eingehalten, umso besser/mehr Punkte\
können erreicht werden.\
6. Kommunikationskonzept\
Die KME möchte für ihre Veranstaltungen eine möglichst große Aufmerksamkeit\
und Emotionalisierung erzielen. Um dies zu unterstützen, fördert der Auftragnehmer\
die städtische Erlebniskultur in Zusammenarbeit mit der KME ganzjährig und setzt\
dabei eigene Akzente auf den Veranstaltungen. Er inszeniert Attraktionspunkte,\
stellt Gewinne für Verlosungen zur Verfügung und pusht die Öffentlichkeitswirkung\
der Veranstaltungen über eigene Kanäle. Im Rahmen eines Crossmarketings\
bewirbt der Auftraggeber die Veranstaltungen der KME auch auf seinen\
eigenen Veranstaltungen bzw. platziert sie auf eigenen Portalen und in den ihm\
zugänglichen Kanälen. Der Auftragnehmer stellt kurz dar, wie er das Konzept plant\
und zeigt erste Ideen auf.\
Die Ausführungen zum Kommunikationskonzept sind auf maximal 3 Seiten zu\
begrenzen, inklusive der Positionierung der Events. Etwaige bildliche oder grafische\
Darstellungen können zusätzlich zu den maximal zulässigen Seiten eingereicht\
werden.\
Das Kommunikationskonzept wird bei der Bewertung mit 10 % einfließen. Es wird\
mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Je schlüssiger dargelegt und je mehr Maßnahmen, je\
mehr wirksame Ideen, umso besser/mehr Punkte können erreicht werden.\
7. Konzept für Entwicklung von Veranstaltungs-Tools\
Der Auftragnehmer entwickelt zusammen mit der KME verschiedene Aspekte der\
Veranstaltungen weiter, z. B. logistische Abläufe, speziell auf die Veranstaltungen\
zugeschnittene Arbeitsmittel usw., um die Abläufe effizienter zu gestalten.\
Der Auftragnehmer stellt kurz dar, wie er das Konzept plant und zeigt erste Ideen\
auf.\
Das Konzept für Entwicklungs- und Veranstaltungs-Tools ist auf maximal eine Seite\
zu begrenzen.\
Das Konzept Veranstaltungs-Tools wird bei der Bewertung mit 10 % einfließen.\
Es wird mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Je schlüssiger dargelegt und je mehr\
Maßnahmen, umso besser/mehr Punkte können erreicht werden.\
8. Konzept auf maximal einer Seite für Produktentwicklung\
Der Auftragnehmer bietet an bzw. entwickelt auch speziell auf die Veranstaltungen\
zugeschnittene Getränke, z. B. eine heiße Variante eines Getränks für die\
Winterveranstaltung, um die KME dabei zu unterstützen, die Veranstaltungen von\
ähnlichen in anderen Städten abzuheben und die besonderen Zielgruppen der\
Veranstaltungen anzusprechen.\
Der Auftragnehmer stellt kurz dar, wie er das Konzept plant und zeigt erste Ideen\
auf.\
Das Konzept Produktentwicklung ist auf maximal eine Seite zu begrenzen.\
Das Konzept Produktentwicklung wird bei der Bewertung mit 10 % einfließen.\
Es wird mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Je schlüssiger dargelegt und je mehr\
Maßnahmen, umso besser/mehr Punkte können erreicht werden.\
9. Sponsoring\
(1) Der Auftragnehmer ist branchenexklusiver Partner der Veranstaltungen DAS\
FEST, SCHLOSSLICHTSPIELE KARLSRUHE und Stadtwerke EISZEIT.\
(2) Er erbringt eine Leistung von 115.000 Euro (netto) sowie Sach-/Dienstleistungen\
im Wert von 20.000 Euro (netto) in Form der Errichtung eines Promotion-/\
Verkaufsstands und erhält hierfür Kommunikationsleistungen bei allen drei\
genannten Veranstaltungen. Die Einzelheiten und verbindlichen Regelungen hierzu\
ergeben sich aus dem "Partner-Vertrag". Dem Sponsoringengagement liegen in\
folgender Reihenfolge, woraus zugleich die Rangfolge ihrer Bedeutung (auch in\
Hinblick auf etwaige Widersprüche) folgt, als Regelungen zugrunde:\
1. Die Regelungen des Partner-Vertrages\
2. Die Regelungen dieser Vergabeunterlagen samt restlicher Anlagen\
Maßgebend für den Umfang der Leistungen ist die Leistungsverzeichnis.\
Maßgeblich sind zudem folgende Veranstaltungsdaten:\
- Für DAS FEST 2022: Beginn Aufbau/Belieferung: KW 26, Bereitschaft: 11.07. -\
24.07.2022, Abbau: ab KW 30\
- Für die SCHLOSSLICHTSPIELE KARLSRUHE 2022: Beginn Aufbau/Belieferung:\
KW 32, Bereitschaft: KW 33 bis KW 37, Abbau: ab KW 39\
- Für die Stadtwerke EISZEIT 2022/23: Beginn Aufbau/Belieferung: KW 46, Abbau:\
KW 5\
Das Projekt wird seitens der KME durch einen Koordinator bearbeitet. Dieser\
Ansprechpartner wird dem Auftragnehmer rechtzeitig benannt, ggf. wird er\
dem Auftragnehmer weitere Projektbeteiligte bei der KME benennen, soweit\
dies im Projekt erforderlich ist. Der Auftragnehmer benennt ebenfalls einen\
festen Ansprechpartner (Projektleiter), der im Vorfeld, während und nach der\
Veranstaltung per E-Mail und telefonisch für die KME zur Verfügung steht.\
Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner bleibt für die gesamte\
Vertragslaufzeit für das Projekt zuständig. Ein Wechsel ist grundsätzlich nur für den\
Fall zulässig, dass die KME dies ausdrücklich wünscht oder ein Vorbringen des\
Auftragnehmers entsprechend genehmigt bzw. innerbetriebliche Notwendigkeiten\
beim Auftragnehmer für einen Wechsel sprechen. Alle wesentlichen Maßnahmen,\
die für die Vertragsausführung von Bedeutung sind, sind zwischen diesen\
Ansprechpartnern abzusprechen.
Erfüllungsort:
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Karlsruhe Marketing und Event GmbH\
Postanschrift Alter Schlachthof 11b\
Ort 76131 Karlsruhe\
Weitere \
Schlossplatz\
Postanschrift Schloss\
Ort 76131 Karlsruhe\
Günther-Klotz-Anlage\
Postanschrift Wilhelm-Baur-Straße\
Ort 76135 Karlsruhe
Lose:
nein
Planungsleistungen
nein
Lose
nicht zugelassen
Sonstiges
 
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Verfahren/Sonstiges\
Angaben zum Verfahren\
Sonstige Informationen für\
Bieter/Bewerber\
Bitte nutzen Sie zur Abgabe Ihres Angebots die zur Verfügung gestellten\
Dokumente sowie soweit gefordert zusätzliche formlose eigene Erklärungen.\
Bekanntmachungs-ID CXS0YMCYYYN