Beschreibung:
Catering zur Versorgung der Teilnehmenden mit Essen und Getränken - Für eine Kongressveranstaltung auf dem Gelände des Landesamtes für Umweltschutz\
Sachsen-Anhalt am 11. Juli 2022 in der Zeit von 10:00 bis ca. 16:00 Uhr werden\
folgende Aufträge ausgeschrieben:.\
\
1. Catering zur Versorgung der Teilnehmenden mit Essen und Getränken (LOS 1)\
a. Örtliche Gegebenheiten\
Tische und Strom können bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden. Wasser kann\
nicht genutzt werden, es besteht keine Spülmöglichkeit. Die Gäste verzehren die\
Speisen und Getränke im Freien auf der angrenzenden Terrasse und dem\
gepflasterten Bereich vor der Terrasse.\
b. Auf- und Abbau\
Es besteht die Möglichkeit, den Innenhof zu befahren und Fahrzeuge tagsüber auf\
dem Mitarbeiterparkplatz zu parken.\
c. Leistungen\
aa. Zelte und Stehtische\
- Bereitstellung von Pavillons oder Festzelt(en) für 199 Personen\
- mind. 30 Stehtische\
- Auf- und Abbau auf zwei 3x15 Meter großen gepflasterten Bereichen im Innenhof\
- Anbringen von Zeltwänden/Planen zum Schutz vor Wind oder Regen bei\
entsprechender Wetterlage\
bb. Versorgung mit Tagungsgetränken\
- 20 Liter Fairtrade-Kaffee inkl. Milch und Zucker (keine Einzelportionspackungen)\
vor Beginn der Konferenz\
- Auffrischung 20 Liter Fairtrade-Kaffee inkl. Milch und Zucker (keine\
Einzelportionspackungen) für die Mittagspause\
- 10 Liter heißes Wasser für Tee in Beuteln zum Selbstzubereiten, mind. 3\
verschiedene Sorten Tee, Abrechnung Teebeutel nach Verbrauch\
- 100 Liter Tafelwasser, still und Sprudel eines Anbieters aus Mitteldeutschland, 200\
km Umkreis von Halle, in Gastroflaschen mit einem Fassungsvermögen von 0,25l;\
Abrechnung nach Verbrauch\
- 25 Liter Apfelsaft eines mitteldeutschen Anbieters (200 km), in Gastroflaschen mit\
einem Fassungsvermögen von 0,2 Liter oder 0,25 Liter, Abrechnung nach Verbrauch\
- 25 Liter Orangensaft in Gastroflaschen mit einem Fassungsvermögen von 0,2l oder\
0,25 Liter; Abrechnung nach Verbrauch\
- Bereitstellung von Mehrweggeschirr inkl. Gläser, Besteck, Servietten\
- Auf- und Abbau Getränkebuffet mit Tischtüchern und kleiner Dekoration\
cc. Mittagsbuffet\
- Auf- und Abbau eines Mittagbuffets zur Selbstbedienung\
- ausschließlich vegetarische und vegane Speisen (ca. 50 % vegane Konsumenten)\
- Speisen müssen für die Einnahme im Stehen geeignet sein (Fingerfood u.ä.)\
- Bereitstellung von Mehrweggeschirr, Besteck und Servietten ggf. weiteres Zubehör\
- Tüten für Lebensmittel („Frühstückstüten“), damit zum Ende der Mittagspause Reste\
eingepackt werden können.\
Die Zutaten für die ausschließlich veganen und vegetarischen Speisen sollen\
möglichst regionaler Herkunft sein.\
Die Speisenbezeichnungen sollen gut lesbar auf dem Büffet zu sehen sein und\
Informationen zu Allergenen enthalten. Kosten für eine ggfs. personelle Betreuung\
des Buffets darf nicht zusätzlich in Rechnung gestellt werden.\
Es wird Wert auf einen bewussten Umgang mit übrig gebliebenen Lebensmitteln\
gelegt, z.B. Spenden für die Tafel o.ä. Die Bereitstellung von Abfallbehältern und die\
Entsorgung von Abfall muss fachgerecht realisiert werden und kann nicht in den\
Abfallbehältern auf dem Gelände erfolgen. Die Kosten für die Bereitstellung von\
Abfallbehältern und die Entsorgung trägt der Auftragnehmer.\
2. Lieferung, Aufbau, Betreuung und Abbau von Eventtechnik inklusive\
Bereitstellung eines Youtube-Livestreams und Nachbereitung der Videoaufzeichnung\
(LOS 2)\
a. Bereitstellung und Betreuung der Konferenztechnik\
Durch den Auftragnehmer sind mindestens bereitzustellen und zu betreuen:\
- Tontechnik mit Lautsprechern (ggfs. vorhanden) und Mikrofonen für die Redenden\
(u. a. 2 Ansteck- oder Kopfbügelmikrophone für ModeratorInnen, ein\
Standmikrophon am Rednerpult, 4 Handmikrophone für Rückfragen aus dem\
Auditorium vor Ort)\
- Präsentationstechnik mit Laptop, Präsenter/Laserpointer, ggfs. Projektionsleinwand\
und Projektor (Beamer)\
- Personal zur Betreuung der Technik\
- Auf- und Abbau der Technik; Bitte planen sie beim Aufbau mit ein, das ca. eine\
Stunde vor Veranstaltungsbeginn eine arbeitsschutzrechtliche Sicherheitsabnahme\
durch den Auftraggeber oder einer vom Auftraggeber beauftragten Stelle erfolgt)\
Durch den Auftragnehmer ist zunächst zu prüfen, inwieweit die im Konferenzsaal\
verfügbare Basisausstattung (Lautsprecheranlage, Rednerpult sowie eine\
Projektionswand inklusive Projektor) den Anforderungen insbesondere auch für eine\
Videoübertragung genügen.\
b. Bereitstellung und Betreuung Videostream-Technik\
Es ist vorgesehen die Auftaktveranstaltung auch live auf dem YouTube-Kanal des\
Ministeriums für Wissenschaft, Klimaschutz, Energie und Umweltschutz SachsenAnhalt (MWU) zu übertragen. Dazu sind die folgenden Anforderungen durch den\
Auftragnehmer zu erfüllen:\
- Bereitstellung der kompletten technischen Ausstattung für Aufnahme und\
Übertragung mit eigenem unabhängigem Internetzugang\
- Videotechnik mit 2 Kameras für 2 Einstellungen (Redner und Auditorium) im\
dynamischen Betrieb; ausschließlich statische Kameraeinstellungen sind nicht\
zulässig.\
- Übertragung live auf dem YouTube-Kanal des MWU\
- Streamtechnik zur direkten Übertragung auf YouTube\
- Personal vor Ort (z. B. Kamerafahrer, Tontechniker, Videoschnitttechniker) zur\
Umsetzung\
- Betreuung der YouTube-Kommentarfunktion/Chat-Funktion (Sammlung der\
Kommentare und Weitergabe an die ModeratorInnen in den Pausen)\
- Archivierung und Bereitstellung der Kommentare aus dem Videostream in\
gesondertem PDF-Dokument\
- Vorbereitung: Einbindung des/der von uns gestellten Standbildes, Bauchbinden\
sowie des Logos; technische Vorbereitung bei YouTube, Vorabsprachen\
- Nachbereitung: Videoschnitt, Einbindung von Start- und Endbild, Bauchbinden und\
Logos; Bild- und Tonkorrektur, Erstellung einer SRT-Datei (innerhalb von 48 Stunden)\
mit korrekter Orthografie und Zeichensetzung. Bereitstellung eines auf Dauer zur\
Verfügung stehenden Videos für die Einstellung auf dem MWU-YouTube-Kanal\
- Weitere, aus Sicht des Auftragnehmers notwendige technische oder personelle\
Ressourcen\
c. Bereitstellung und Betreuung von onlinebasierten Interaktionsanwendungen\
Es ist vorgesehen, für die Dauer der Veranstaltung immer wieder die Teilnehmenden\
mittels einer internetbasierten Anwendung aktiv einzubinden. Die Anwendung soll\
dem Auftraggeber ermöglichen Fragen an das Auditorium zu richten Welches diese\
dann online beantworten kann. Die Ergebnisse der Umfrage sind dann durch die\
Anwendung zu visualisieren und über die Präsentationstechnik wiederzugeben.\
Dazu hat durch den Auftragnehmer:\
- die Bereitstellung der Anwendung für die Dauer der Veranstaltung,\
- die Administration der Anwendung (Erstellen des Teilnahmelinks und Betreuung\
während der Veranstaltung)\
- das Einspielen der Fragen und Präsentation der Antworten (im Saal und online)\
- Dokumentation der Fragen und Antworten in separatem Dokument (PDF) zu\
erfolgen.\
d. Bereitstellung und Betreuung eines mobilen Monitors zur Endlosdarstellung von\
Videodateien\
Im Eingangsbereich des Konferenzraumes (Innenraum) soll vom Auftragnehmer ein\
mobiler Monitor aufgestellt werden. Auf diesem sollen Videodateien in HD (1080p)\
abgespielt werden, die sich auf einem mobilen Datenträger (USB) befinden.\
e. Sonstige Anforderungen\
aa. Eine detaillierte Zeit- und Kostenplanung des Projekts ist dem Angebot beizufügen.\
Das angefügte Zeit- und Preisblatt ist zu nutzen.\
bb. Alle benötigten und nicht durch den Auftraggeber bereitgestellten Lizenzen sind\
eigenverantwortlich zu beschaffen.\
cc. Sämtliche Projektdaten sind dem Auftraggeber zum Auftragsende vollständig auf\
einem Datenträger zu übergeben. Eine anderweitige Verwendung, Abgabe oder\
Bekanntgabe an Dritte ist nicht statthaft.\
dd. Die Nutzung der Daten, die vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt werden, ist\
nur für die Aufgaben im Rahmen des vom Auftraggeber finanzierten Projektes\
gestattet. Eine Weitergabe dieser Daten an Dritte ist untersagt. Nach Projektende sind\
alle Daten, die dem Auftragnehmer vom Auftraggeber zur Verfügung gestellt worden\
sind, zu löschen.\
ee. Die Forderungen des Bundes- und Landesdatenschutzgesetzes sind einzuhalten.\
c) Unterteilung in Lose\
Ja, die Ausschreibung ist in zwei Lose aufgeteilt:.\
1. Catering zur Versorgung der Teilnehmenden mit Essen und Getränken.\
2. Lieferung, Aufbau, Betreuung und Abbau von Eventtechnik inklusive\
Bereitstellung eines Youtube-Livestreams und Nachbereitung der Videoaufzeichnung.\
Die jeweiligen Leistungen werden in zwei Losen ausgeschrieben.
