Konzept Rolandfest

DTAD-ID: 18661855
Region:
39288 Burg
Auftragsart:
Öffentliche Auftraggeber
Dokumententyp:
Ausschreibung
Verfahrensart:
Öffentliche Ausschreibung
Vergabestelle:
Sichtbar nach Registrierung
Auftragnehmer:
Sichtbar nach Registrierung
Kategorien:
Veranstaltungsdienste, Event Management
CPV-Codes:
Vergabeordnung:
Dienstleistungsauftrag (VOL/VOF)
Kurzbeschreibung:
2.1 Erarbeitung eines Gesamtkonzeptes zur Durchführung mit folgenden Schwerpunkten,\ welches von der Stadt Burg mit beiliegender Matrix (Anlage 02) bewertet wird:\ 2.1.1 Inhaltliche Darstellung\ a) Die Stadt Burg stellt ein erarbeitetes Konzept (Anl…
Informationsstand
DTAD-Veröffentlichung:
30.03.2022
Frist Angebotsabgabe:
29.04.2022

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Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Konzept Rolandfest - 2.1 Erarbeitung eines Gesamtkonzeptes zur Durchführung mit folgenden Schwerpunkten,\
welches von der Stadt Burg mit beiliegender Matrix (Anlage 02) bewertet wird:\
2.1.1 Inhaltliche Darstellung\
a) Die Stadt Burg stellt ein erarbeitetes Konzept (Anlage 01) zur inhaltlichen\
Ausgestaltung des Rolandfestes zur Verfügung, dieses soll bei der Planung mit\
umgesetzt werden. Der Themenbezug zur Rolandfigur und der Stadtgeschichte\
von Burg soll erkennbar sein.\
b) Die Bühne(n) sind mit zeitlich abgestimmten Programmpunkten zu planen, keine\
Bühne soll für längere Zeit leer stehen.\
c) Moderation soll täglich und ganztägig durch das Programm führen.\
d) Am Freitag stehen die Kinder mit ihren Familien als Zielgruppen im Vordergrund.\
e) Am Samstag und Sonntag soll das Programm mehrere verschiedene\
Zielgruppen gleichzeitig ansprechen.\
f) Der Samstagabend endet mit einer Radio-Show oder einem Konzert eines\
bekannten Künstlers. Als Highlight sollen ein Höhenfeuerwerk oder ähnliches\
angeboten werden.\
g) Bei der Programmplanung sind traditionelle Programmpunkte (Eröffnung mit\
dem Bürgermeister und den Rolanden anderer Rolandstädte,\
Seifenkistenrennen, etc.) und die Einbeziehung regionaler Vereine, Ortschaften\
und Künstlergruppen zu berücksichtigen.\
h) Das Programm sollte an das Konzept der Stadt Burg angelehnt werden und\
qualitativ hochwertig sein. Ein Entwurf ist der Stadt Burg mit der Bewerbung\
vorzulegen.\
i) Die teilweise Bestuhlung in Bühnennähe ist vorzusehen (wenn das\
Sicherheitskonzept dies zulässt).\
j) Der Gummersbacher Platz soll mit Fahrgeschäften und Schaustellern bestellt\
werden (hier die Satzung der Stadt Burg über Erlaubnisse und Gebühren für\
Sondernutzungen an öffentlichen Straßen, Wegen und Plätzen\
(Sondernutzungssatzung) vom 8. Dezember 2021 beachten).\
2.1.2 Gastronomiekonzept\
a) Auf dem gesamten Festgelände ist ein regionales, qualitativ hochwertiges und\
ausgewogenes Gastronomieangebot zu schaffen.\
b) Es muss ein Konzept zur Müllvermeidung vorgelegt werden.\
2.1.3 Händlerkonzept\
a) Zwischen Gastronomieständen und dem Bühnenstandort ist ein vielfältiges,\
regionales und niveauvolles Händlerangebot zu entwickeln.\
b) Diese sollen das Zusammenspiel mit den regionalen Händlern vor Ort\
vernetzen. Auszuschließen sind Verkaufsstände mit Waren wie zum Beispiel\
Staubsauger, Unterwäsche, usw.\
2.1.4 Sicherheitskonzept im Entwurf\
a) Zur Durchführung des Rolandfestes ist ein Sicherheitskonzept anzufertigen und\
vorzulegen.\
b) Dieses sollte unter anderem folgende Schwerpunkte umfassen: Beschreibung\
der Veranstaltung (Fläche, Rettungswege, maximale Anzahl der gleichzeitig\
anwesenden Besucher, Rettungsdienst, Sicherheitsdienst, usw.),\
Jugendschutz, Verkehrslenkung, Gefährdungsanalyse, Krisenstab, usw.\
2.1.5 Reinigungs-/Sanitär-/Hygienekonzept\
a) Regelmäßige Reinigung der Müllbehälter und Vermeidung von Müll auf dem\
Veranstaltungsgelände.\
b) Bereitstellung von ausreichend WC-Anlagen und Handwaschbecken bzw.\
Desinfektionsspendern.\
2.1.6 Flächenbelegungsplan\
a) Es ist ein Plan einzureichen, auf welchem erkenntlich wird, welche Flächen des\
Veranstaltungsgeländes – Goethepark und Gummersbacher Platz - in welchem\
Umfang und mit welchen Ständen, Bühnen belegt werden. Pläne werden von\
der Stadt Burg bereitgestellt.\
b) Hierbei ist auf die Barrierefreiheit zu achten.\
2.1.7 Marketing/Öffentlichkeitsarbeit\
Es muss ein Plan vorgelegt werden, aus welchem ersichtlich wird, in welchem\
Maße regionales und überregionales Marketing durchgeführt wird und welche\
Medien zu welchem Zeitpunkt hierfür genutzt werden sollen.\
2.1.8 Finanzierungskonzept\
a) Im Finanzierungsplan soll die Eigenleistung des Veranstalters und die erwartete\
städtische Sachleistung (Genehmigungen einholen, Koordinationstätigkeiten)\
dargestellt werden.\
b) Die benötigte Zuschusshöhe durch die Stadt Burg ist an dieser Stelle\
anzugeben.\
2.2 Weitere Maßgaben der Stadt Burg, welche bei der Erarbeitung eines\
Gesamtkonzeptes zu berücksichtigen sind:\
2.2.1 Veranstaltungszeitraum:\
erstes Wochenende im Juni 2023, 2025 und 2027\
Freitag 15:00 – 21:00 Uhr\
Samstag 11:00 – 01:00 Uhr\
Sonntag 11:00 – 16:00 Uhr\
2.2.2 Veranstaltungsort: Goethepark Burg und Gummersbacher Platz\
2.2.3 Zur Ausgestaltung des Festes soll vom Veranstalter eine Bühne inklusive Technik\
im Goethepark aufgestellt werden.\
2.2.4 Nach dem Rolandfest ist die Veranstaltungsfläche im geräumten und gesäuberten\
Zustand zu übergeben. (Bitte Punkt 2.2.7 beachten!)\
2.2.5 Vor Durchführung hat der Veranstalter eine Kaution in Höhe von 3.000 € zu\
hinterlegen. Diese wird nach ordnungsgemäßer Übergabe der\
Veranstaltungsfläche, welche vor und nach der Veranstaltung durchgeführt und\
protokolliert wird, zurückerstattet.\
2.2.6 Die Veranstaltung muss beim Ordnungsamt der Stadt Burg rechtzeitig angemeldet\
und genehmigt werden, ebenso ist eine Marktfestsetzung einzureichen. Die Kosten\
hierfür trägt der Veranstalter.\
2.2.7 Der Goethepark kann für Aufbau, Durchführung und Abbau maximal sieben\
Wochentage am Stück gesperrt werden.\
Ausgangssituation\
Die Stadt Burg ist mit ca. 24.000 Einwohnern Kreisstadt im Jerichower Land. Seit der\
Landesgartenschau 2018 bietet die Stadt Burg vermehrt Veranstaltungen in den\
neugewonnenen Anlagen der Parks und Gärten, aber auch in der Innenstadt an.\
Das traditionelle Rolandfest stellt dabei die größte eintrittsfreie Veranstaltung in der Stadt Burg\
sowie im Jerichower Land dar. Mit seiner Abbildung der Stadtgeschichte in Kombination mit\
einem unterhaltsamen Kulturprogramm zieht es jährlich mehrere tausend Besucher aus nah\
und fern in die Stadt Burg.\
Im Jahr 2021 konnten bei der Durchführung des 18. Rolandfestes im Burger Goethepark, unter\
Umsetzung der 3G- Regel, bis zu 9.000 Besucher an allen 3 Tagen gezählt werden\
(Besucherzahlen Freitag 2.500, Samstag 4.000, Sonntag 2.500). Am Samstagabend waren\
gleichzeitig 3.000 Besucher während des Abendprogramms anwesend.\
Das dreitägige Rolandfest ist ohne Eintritt durchzuführen. Sonderkonzerte an vorangestellten\
bzw. nachgelagerten Tagen können kostenpflichtig durchgeführt werden.\
Als Bühnenstandort wird der Standort der Bühne der ehemaligen Landesgartenschau im\
Goethepark definiert. Auf dem Gummersbacher Platz sollen zahlreiche Fahrgeschäften und\
Buden aufgebaut werden. Weitere Bühnenstandorte im Goethepark sind möglich.\
Anlagen\
Anlage 01 – Konzept Rolandfest der Stadt Burg\
Anlage 02 – Bewertungsmatrix\
3.1 Der Veranstalter verpflichtet sich, das eingereichte Gesamtkonzept in allen geforderten\
Punkten einzuhalten. Änderungen müssen schriftlich von der Stadt Burg bestätigt\
werden.\
3.2 Der Veranstalter hat eine ausreichend gedeckte Veranstaltungshaftpflichtversicherung\
vorzuweisen, welche im Schadensfall Personen- und Sachschäden abdeckt.\
3.3 Eine steuerliche Unbedenklichkeitserklärung des Unternehmens und das polizeiliche\
Führungszeugnis des Geschäftsführers sind vorzulegen.\
3.4 Der Veranstalter hat Referenzen über vergleichbare Veranstaltungen, welche er in den\
vergangenen drei bis fünf Jahren durchgeführt hat, nachzuweisen.\
3.5 Für eingesetzte Betriebsmittel und Arbeitsgeräte muss die vom Gesetzgeber gültige\
Betriebserlaubnis vorliegen.\
3.6 Auf den Getränkeausschank in Glasflaschen und Gläsern ist aus Sicherheitsgründen\
zu verzichten. Eine umweltfreundliche Variante mit Pfandsystem ist wünschenswert.\
3.7 Der Veranstalter willigt mit Abgabe eines Angebotes ein - bei Auswahl - einen Vertrag\
mit der Stadt Burg abzuschließen. Dieser Vertrag soll eine Dauer von sechs Jahren mit\
der Durchführung von drei Rolandfesten in den Jahren 2023, 2025 und 2027\
beinhalten. Der Vertrag kann eine Option auf Verlängerung um je ein Rolandfest\
beinhalten.
Lose:
nein
Planungsleistungen
nein
Lose
nicht zugelassen