Rahmenvertrag über die Lieferungvon Seifen und Waschmitteln - Gegenstand der Ausschreibung ist die Lieferung von Seifen und Waschmitteln für die Stadt Essen für\
den Zeitraum von einem Jahr ab Beauftragung.\
Die Ausschreibung der Leistung erfolgt in zwei Losen, die sich wie folgt darstellen:\
Los 1: Lieferung von Waschmitteln, Flüssigseifen und Flüssigseifenspendern für alle Bedarfsstellen\
inkl. dem laufenden Regelbedarf für die Schulen\
Die Leistungserbringung für Los 1 erfolgt über Einzellieferungen im Rahmen von Einzelabrufen pro\
Lieferstelle. Die Einzelabrufe erfolgen von einer zentralen Stelle aus.\
Zu beliefern sind in Summe rund 350 Lieferstellen im Essener Stadtgebiet (z.B. Schulen,\
Sportanlagen, Bäder, Verwaltungsgebäude, Büchereien, Friedhöfe, Kindergärten usw.).\
Los 2: Lieferung von Flüssigseife für alle Essener Schulen (gesonderte Einmallieferung)\
1 18.04.2023 08:17 Uhr - VMS 10.3.0.0330\
\
Die Leistungserbringung für Los 2 erfolgt in Form einer Einmallieferung (Sonderlieferung) an ca.\
200 Schulen im gesamten Stadtgebiet Essen. Die Lieferung muss innerhalb von 4 Wochen nach\
Auftragsvergabe erfolgen.\
Die in den Preisblättern vorgegebenen Mengen beruhen auf dem Durchschnitt der Abrufmengen der\
letzten Jahre und dienen dem Bieter als Kalkulationshilfe. Es besteht keine Abnahmeverpflichtung\
für die angegebenen Mengen seitens des Auftraggebers bzw. der Besteller. Die tatsächlich\
abgerufene Menge nach Auftragsvergabe kann die angegebene Menge dementsprechend unter-\
bzw. überschreiten.\
Hinsichtlich der ausgeschriebenen Artikel gelten die Spezifikationen in den Preisblättern; bitte\
beachten Sie, dass jegliche Änderungen des Leistungsverzeichnisses zum Ausschluss Ihres\
Angebotes von der weiteren Wertung führen.\
Für alle Positionen sind mit Abgabe des Angebotes Sicherheits- und Produktdatenblätter\
einzureichen, aus denen u. a. die Inhaltsstoffe und Dosiermengen hervorgehen.\
2. Preise\
Die in dem Preisblatt bzw. den Preisblättern genannten Preise für die einzelnen Positionen sind\
Netto-Festpreise. Durch diese Preise werden sämtliche Leistungen des Lieferanten, insbesondere\
Anlieferung (frei Verwendungsstelle an die jeweilige städtische Einrichtung bis in den angegebenen\
Raum bzw. in das angegebene Lager), Fracht, Mautgebühren, Umpackkosten, Liefer- und\
Transportversicherung, Verpackung, Rohstoffpreise und sonstige Kosten und Lasten abgegolten.\
Die Angebotspreise haben eine Gültigkeit bis zum Ende der Laufzeit.\
3. Preisblatt\
Zu allen Positionen sind im Preisblatt neben dem Einzelpreis auch die interne Artikelnummer,\
der Produktname, der Hersteller und die Verpackungseinheit anzugeben, sofern die Artikel nicht\
verbindlich vorgegeben sind. Sofern Eigenmarken angeboten werden, sind diese im Preisblatt\
entsprechend kenntlich zu machen (in diesem Fall bitte die Spalte "Hersteller" entsprechend befüllen\
sowie mit "E" kennzeichnen).\
4. Bemusterung\
Zudem behält sich die Auftraggeberin im Rahmen der Angebotsauswertung die Möglichkeit einer\
Bemusterung aller angebotenen Artikel vor. Daher haben die Bieter auf Anforderung innerhalb von\
3 Tagen originalverpackte Muster einzureichen. Die Muster sind postalisch an folgende Adresse zu\
versenden bzw. zu liefern:\
Stadt Essen\
Amt für Zentralen Service\
z. Hd. Hr. Eßler\
Raum U 1.18a\
Porscheplatz 1\
45127 Essen\
Die Anlieferung von Mustern ist werktags möglich und ist zuvor zwingend mit Herrn Eßler\
abzusprechen (Tel.: 0201/88-11360).\
Die Ziffer 3.5 der zusätzlichen Vertragsbedingungen der Stadt Essen ist zu beachten.\
5. Lieferung\
5.1 Los 1:\
Die Lieferung muss spätestens 7 Werktage (Mo. - Fr.) nach Beauftragung erfolgen. Die Beauftragung\
erfolgt durch Einzelabrufe. Die Frist beginnt am Tag nach dem erfolgten Einzelabruf seitens der Stadt\
2 18.04.2023 08:17 Uhr - VMS 10.3.0.0330\
\
Essen. Die Einhaltung der vorgeschriebenen Lieferfristen ist wesentlicher Bestandteil und zwingend\
zu beachten.\
Für die Auslieferung an Schulen bleiben Ferienzeiten unberücksichtigt, d. h. sie verlängern die 7-\
Werktagespflicht nicht.\
Los 2:\
Einmallieferung (Sonderlieferung) an ca. 200 Schulen im gesamten Stadtgebiet Essen. Die Lieferung\
muss innerhalb von 4 Wochen nach Auftragsvergabe erfolgen. Eine Liste mit allen Standorten und\
Mengen wird mit Auftragsvergabe dem Auftragnehmer zur Verfügung gestellt. Alle folgenden Punkte\
gelten äquivalent zu Los 1.\
5.2 Die Lieferung erfolgt frei Verwendungsstelle an die jeweilige städtische Einrichtung bis in den\
angegebenen Raum bzw. in das angegebene Lager.\
5.3 Die Auslieferung erfolgt grundsätzlich durch die Mitarbeiter/-innen des Händlers. Die\
Beauftragung von Paketdiensten und Speditionen ist nur dann zulässig, wenn diesen aufgegeben\
wird, dass die Lieferung frei Verwendungsstelle zu erfolgen hat.\
5.4 Der Warenempfang ist auf dem Lieferschein quittieren zu lassen und den jeweiligen Rechnungen\
beizufügen.\
5.5 Falsche Zustellungen oder Retouren gehen zu Lasten des Auftragnehmers. Die Verwender/-\
innen sind angewiesen, die Annahme zu verweigern, wenn die Ware falsch oder nicht frei\
Verwendungsstelle geliefert wird. Die Abnahme ist nur dann garantiert, wenn die Ware\
vertragsgemäß geliefert wird. Sollten beim Verwender durch nicht vertragsgemäße Lieferungen\
Bedarfslücken entstehen, erfolgt durch die Auftraggeberin ein Deckungskauf zu Lasten des\
Auftragnehmers.\
5.6 Zwischenlieferungen dürfen nicht mit zusätzlichen Lieferkosten versehen werden.\
5.7 Besonderer Hinweis für Schulen:\
Die Belieferung der Schulen erfolgt teilweise in den Keller, das Erdgeschoss sowie das 1. und 2.\
Obergeschoss der Gebäude. Es sind teilweise keine Lastenaufzüge vorhanden. Die Paletten müssen\
teilweise abgetragen werden.\
Das Befahren der Schulgelände ist nach Absprache mit der Schulleitung oder Hausmeister/-in in den\
meisten Fällen möglich. Hierbei ist äußerste Vorsicht geboten, insbesondere beim Befahren während\
der Pausenzeiten.\
Der Bieter ist verpflichtet mit dem Angebot das Formular "Eigenerklärung Anlieferung" einzureichen.\
Damit soll sichergestellt werden, dass sämtliche zuvor genannten Lieferbedingungen eingehalten\
werden.\
5.8 Besonderheiten bei den Lieferadressen:\
- Lieferstellen Theaterplatzgebäude, Rathenaustr. 2, Verwaltungsgebäude Kopstadtplatz 10 und 12:\
Der Hausmeister für diese drei Objekte empfiehlt eine Terminabsprache ca. einen Tag vor der\
geplanten Lieferung und eine Lieferung bis morgens 10 Uhr. Die Objekte liegen im Bereich der\
Innenstadt, teilweise dürfen dort Bereich nur bis 10 Uhr angefahren und entladen werden!\
- Lieferstelle Kfz-Zulassungsstelle im Globus-Center, Kaiser-Otto-Platz 5:\
Hier kann die Ware in einem Lastenaufzug transportiert werden. Damit dieser auch bereitgestellt\
werden kann, muss die Lieferung einen Tag vorher angekündigt werden.\
- Lieferstelle Jugendpsychologisches Institut Altendorf, Kopernikusstr. 8:\
Hier befindet sich der Lagerraum im 3. OG.\
- Lieferstelle Mineralienmuseum, Kupferdreher Str. 143:\
Das Museum hat montags geschlossen. Geöffnet ist das Museum von Dienstag bis Freitag von 10 -\
18 Uhr. Bitte in dieser Zeit anliefern!\
3 18.04.2023 08:17 Uhr - VMS 10.3.0.0330\
\
- Lieferstelle JobCenter Friedrichstr. 12:\
Anlieferung ist hier im 3. OG in Raum 3.16a. Der Lieferant muss sich vorher im Raum 0.12 melden.\
Ansprechpartner wird bei Bestellung angegeben.\
5.9 Außerdem wird auf folgende Punkte hingewiesen:\
a. Bei der Anlieferung zu den verschiedenen Sportplätzen und Sporthallen empfiehlt es sich, eine\
telefonische Terminvereinbarung vorzunehmen.\
b. Sollte eine Anlieferung in die Ferienzeit fallen bitte vorher nachfragen, ob die Einrichtung geöffnet\
hat.\
5.10 Umverpackungen (z. B. Flaschen o. Kanister) sind vom Auftragnehmer zurückzunehmen.\
Dies kann beispielsweise in Verbindung mit der darauffolgenden Lieferung erfolgen.\
5.11 Die Straßenverkehrsvorschriften bezüglich der Be- und Entladezeiten sind entsprechend\
zu beachten. Ausnahmegenehmigungen zur Erweiterung der Ladezeiten werden nicht erteilt.\
Ordnungswidrigkeiten, die auch im Zusammenhang mit der Ladetätigkeit geahndet werden, werden\
nicht von der Auftraggeberin reguliert.\
5.12 Im Ruhrgebiet und somit auch in Essen, wurde eine Umweltzone eingerichtet. Dienststellen,\
die innerhalb dieser Umweltzone liegen, können nur mit Fahrzeugen beliefert werden, die mit einer\
entsprechenden Umweltplakette ausgestattet sind.\
6. Eignungs- und Zuschlagskriterien\
6.1 Eignungsprüfung:\
Es werden gem. § 31 Abs.1 UVgO nur Bieter berücksichtigt, welche die für die zu vergebende\
Leistung erforderliche Fachkunde und Leistungsfähigkeit besitzen und diese nachgewiesen haben.\
Nach § 33 Abs.1 UVgO wird von den Bietern mit Abgabe des Angebots zum Nachweis der\
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung sowie der wirtschaftlichen, finanziellen, technischen\
und beruflichen Leistungsfähigkeit die ausgefüllte Eigenerklärung zur Eignung für nicht\
präqualifizierte Unternehmen oder alternativ bei vorhandener Präqualifizierung das entsprechende\
Zertifikat über diese Eintragung (PQ-Zertifikat) gefordert.\
6.2 Zuschlagskriterien:\
Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes erfolgt ausschließlich über den Preis.\
Wertungsrelevant ist der im Preisblatt angegebene Nettopreis.\
7. Fristen\
Im Verfahren sind folgende Fristen zu beachten:\
- Veröffentlichung: 18.04.2023\
- Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen: 20.04.2023\
- Frist zur Beantwortung von Aufklärungsfragen: 21.04.2023\
- Angebotsfrist: 25.04.2023, 12:00 Uhr\
- Angebotsöffnung: 25.04.2023, 12:30 Uhr\
- Zuschlags-/Bindefrist: 09.05.2023\
- Plangemäßer frühester Leistungsbeginn: 09.05.2023\
8. Sonstige Verfahrensbedingungen und Hinweise\
8.1 Vergabeunterlagen:\
Die Vergabeunterlagen werden ausschließlich digital über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr\
zur Verfügung gestellt.\
8.2 Form der Angebote/Angebotserstellung:\
Angebote sind elektronisch in Textform nach § 126b BGB bis zum Ablauf der maßgeblichen\
Angebotsfrist über den Vergabemarktplatz des Landes NRW www.evergabe.nrw.de einzureichen.\
Hierzu ist eine kostenlose Registrierung erforderlich.\
4 18.04.2023 08:17 Uhr - VMS 10.3.0.0330\
\
Informationen zu den zu verwendenden elektronischen Mitteln, den technischen Parametern zur\
Einreichung elektronischer Angebote sowie zu Verschlüsselungs- und Zeiterfassungsverfahren\
entnehmen Sie bitte den auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW hinterlegten\
Nutzungsbedingungen.\
Sämtliche Informationen zum Verfahren sind auf dem Vergabemarktplatz hinterlegt\
(Bekanntmachungsinformationen, Vergabeunterlagen und die Kommunikation).\
Das Hochladen, die Verschlüsselung des Angebotes und die Weiterleitung erfolgt mit dem vom\
Vergabemarktplatz NRW zur Verfügung gestellten Bietertool. Das Hochladen ist nur bis zum Ablauf\
der Angebotsfrist möglich.\
Weitere Informationen zum Bietertool und zum technischen Betrieb stehen Ihnen unter\
www.vergabe.nrw.de im Bereich Wirtschaft/Einkauf NRW/Vergabemarktplatz und insb. unter https://\
support.cosinex.de/unternehmen/ zur Verfügung.\
Mit der Einreichung in Textform nach § 126b BGB gilt das Angebot und alle damit\
eingereichten Unterlagen als unterschrieben. Evtl. in den vorgegebenen Formularen enthaltene\
Eintragungsmöglichkeiten für Unterschrift/ Firmenstempel sind nicht auszufüllen.\
Bei Angeboten von Bietergemeinschaften muss das Angebot von dem bevollmächtigten Mitglied der\
Bietergemeinschaft in Textform nach § 126b BGB hochgeladen werden.\
Etwaige Erklärungen Dritter (bspw. Verpflichtungserklärung Nachunternehmer,\
Bietergemeinschaftserklärung) sind signiert dem Angebot beizufügen. Hierzu können folgende\
Möglichkeiten genutzt werden:\
a. Datei der unterschriebenen und eingescannten Dritterklärung,\
b. Datei der unterschriebenen und abfotografierten Dritterklärung,\
c. Datei der E-Mail, mit dem der Dritte seine Erklärung an den Bewerber/Bieter übersandt hat.\
Etwaige Änderungen bzw. Berichtigungen oder Rücknahmen des Angebots, sind bis zum Ende der\
Angebotsfrist in entsprechender Form wie das Angebot einzureichen.\
Hinweise:\
Zur Kommunikation mit der Vergabestelle und zur elektronischen Einreichung des Angebots ist eine\
Registrierung auf dem Vergabemarktplatz NRW zwingend erforderlich.\
Das Angebot muss alle Mindestanforderungen erfüllen und darf nicht von den Vertragsbedingungen\
abweichen. Im Übrigen sind alle in dieser Ausschreibung darüber hinaus geforderten Angaben bzw.\
Erklärungen und Zusagen den Angebotsunterlagen beizufügen.\
Abänderungen oder Ergänzungen des Leistungsverzeichnisses führen zur Nichtwertung des\
Angebotes. Weichen angebotene Artikel von den in der Leistungsbeschreibung geforderten Artikeln\
ab, so führt dies ebenso wie ein Abweichen von der geforderten Gebindegröße/Verpackungseinheit\
zu einem Ausschluss des Angebotes.\
Für die Angebotserstellung sind die bereitgestellten Formulare zu verwenden. Nebenangebote und\
Änderungsvorschläge sind nicht zugelassen. Das Angebot muss in allen Bestandteilen in deutscher\
Sprache abgefasst sein.\
Bei Auftreten technischer Probleme, welche im Verantwortungsbereich der Vergabestelle liegen,\
hat der Bieter diese gegenüber der Vergabestelle anzuzeigen, um ggf. eine Fristverlängerung zur\
Angebotsabgabe zu erwirken.\
8.3 Einzureichende Unterlagen:\
Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen einzureichen:\
- Angebotsvordruck\
- Preisblatt Los 1 und/oder Preisblatt Los 2\
- Eigenerklärung zur Eignung (alternativ: Präqualifizierungszertifikat)\
5 18.04.2023 08:17 Uhr - VMS 10.3.0.0330\
\
- Sicherheits- und Produktdatenblätter für jede Position, aus denen u. a. die Inhaltsstoffe und\
Dosiermengen hervorgehen\
- Eigenerklärung Anlieferung\
- Falls zutreffend:\
o Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531 EU)\
o Erklärung Unteraufträge/Eignungsleihe (Formular 532 EU) und Verpflichtungserklärung\
Unterauftragnehmer/Eignungsleiher (Formular 533 EU)\
8.4 Einsatz von Unterauftragnehmern:\
Unterauftragnehmer sind zugelassen. Teile des Auftrags, die an Dritte vergeben werden sollen,\
sowie die vorgesehenen Unterauftragnehmer sind zu benennen. Entsprechende Formulare werden\
über die Vergabeplattform bereitgestellt.\
Es wird darauf hingewiesen, dass für den/die Unterauftragnehmer diejenigen Unterlagen\
einzureichen sind, welche die Eignung des/der Unterauftragnehmer(s) für die jeweils zu\
erbringenden Leistungsbestandteile belegt.\
8.5 Bietergemeinschaften:\
Bietergemeinschaften sind zulässig. Sie haben die Mitglieder sowie einen bevollmächtigten Vertreter\
zu benennen. Entsprechende Formulare werden über die Vergabeplattform bereitgestellt.\
Die gemäß Punkt 4 geforderten Nachweise zur Bietereignung sind für jedes einzelne Mitglied der\
Bietergemeinschaft vorzulegen. Die Bietereignung muss dabei für die Bietergemeinschaft insgesamt\
anhand geforderter Nachweise zur Eignung vollumfänglich nachgewiesen werden.\
8.6 Unklarheiten / Bieterfragen:\
Enthalten die Vergabeunterlagen Unklarheiten oder bestehen sonstige Rückfragen\
zur Angebotserstellung, so sind diese unverzüglich ausschließlich schriftlich über die\
Kommunikationsebene des Vergabemarktplatzes Metropole Ruhr zu stellen. Telefonische Auskünfte\
werden nicht erteilt. Die Antworten sowie ggf. weitere Informationen zum Verfahren bzw. den\
Vergabeunterlagen werden zeitgleich und anonymisiert übermittelt.\
8.7 Ausschluss von Angeboten:\
Es werden Angebote ausgeschlossen, die\
- verspätet eingehen und/oder\
- nicht die Mindestanforderungen erfüllen.\
Es können Angebote ausgeschlossen werden, die\
- unvollständig sind.\
Ferner können Angebote ausgeschlossen werden, an denen Änderungen und/oder Ergänzungen an\
den Vergabeunterlagen vorgenommen worden sind. Im Übrigen wird auf die Ausschlussgründe der\
UVgO verwiesen. In diesem Zusammenhang wird auch darauf hingewiesen, dass vom Bieter anders\
lautende Bedingungen bei einem zustande kommenden Vertrag nicht gelten.\
8.8 Aufwandsentschädigung:\
Die den Bietern entstandenen Kosten für die Erstellung des Angebots werden von der Auftraggeberin\
nicht erstattet.\
8.9 Verwendung der Vergabeunterlagen und Verschwiegenheitspflicht:\
Die Ausschreibungsunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebotes verwendet werden und sind\
vertraulich zu behandeln. Alle beim Bieter mit dieser Ausschreibung befassten Mitarbeiter müssen\
zur vertraulichen Behandlung verpflichtet werden. Der Bieter hat durch geeignete Maßnahmen\
sicherzustellen, dass die Ausschreibungsunterlagen nur einem begrenzten und namentlich\
nachvollziehbaren Personenkreis zugänglich gemacht werden. Diese Verpflichtung gilt auch für\
beteiligte Subunternehmen. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise), Benutzung für andere\
Zwecke oder Weitergabe an Dritte ist untersagt.\
6 18.04.2023 08:17 Uhr - VMS 10.3.0.0330\
\
Der Bieter hat - auch nach Beendigung der Angebotsphase - über die ihm bei seiner Tätigkeit\
bekannt gewordenen Informationen und Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat\
hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes beschäftigten Mitarbeiter zu verpflichten.\
Der Bieter hat sich über alle Einzelheiten des Leistungsverzeichnisses und der vorgesehenen\
Arbeiten unter Berücksichtigung aller Verhältnisse, die zur Erfüllung des Vertrages maßgebend sind,\
in eigener Verantwortung Klarheit zu verschaffen. Spätere Berufung auf Irrtum oder Nichtwissen ist\
ausgeschlossen.\
Der Bieter bestätigt mit der Angebotsabgabe, dass er die Möglichkeit hatte, alle Verhältnisse, die zur\
Erfüllung des Vertrages maßgeblich sind, vor Abgabe des Angebotes zu überprüfen.\
Der Bieter bestätigt mit der Abgabe des Angebots ferner, dass die Leistung vollständig beschrieben\
ist und keine Teilleistungen fehlen, die zur einwandfreien Erfüllung des Vertrags notwendig\
sind. Bestehen nach Ansicht des Bieters bei Auslegung der Verdingungsunterlagen mehrere\
Möglichkeiten bzw. erscheint etwas unklar, so wird der Bieter vor Abgabe des Angebotes eine\
Klärung herbeiführen. Nach Vertragsabschluss gilt die Art der Auslegung, welche vom Auftraggeber\
vorgesehen war.\
8.10 Bieterbezogene Anfragen:\
Die Vergabestelle meldet der im Land Nordrhein-Westfalen eingerichteten zentralen\
Informationsstelle (Vergaberegister) beim Finanzministerium NRW solche Bieter, die wegen\
schwerer Verfehlungen von der Teilnahme am Vergabeverfahren, insbesondere wegen\
nachweislich schuldhafter Verstöße gegen die Bestimmungen aus dem TVgG NRW zeitlich befristet\
ausgeschlossen wurden oder bei denen wegen geringfügiger Verfehlungen auf einen Ausschluss\
verzichtet wurde. Die Vergabestelle fragt bei der Informationsstelle an, ob hinsichtlich des Bieters,\
der den Zuschlag erhalten soll, Eintragungen im Vergaberegister vorliegen.\
8.11 Rechnungslegung:\
Die Stadt Essen hat die Erfassung und Prüfung von Eingangsrechnungen auf eine elektronische\
Bearbeitung umgestellt (rechn
[email protected]). Die Rechnungslegung soll daher\
elektronisch unter Beachtung folgender Konventionen erfolgen:\
- eine Rechnung pro E-Mail\
o die Rechnung muss zwingend im PDF-Format vorliegen\
o die Rechnung soll den Zusatz "Rechnung" im Dateinamen enthalten\
- Anlagen sollen nach Möglichkeit in derselben E-Mail\
o als eigene PDF-Datei\
o mit dem Zusatz "Anlage" im Dateinamen\
übersandt werden.\
Rechnungen sind erst nach vollständiger Warenlieferung und mit einem quittierten Liefernachweis\
als Anlage zu übersenden. Eine Zahlung wird nur geleistet, wenn der entsprechende Liefernachweis\
vorliegt.\
Darüber hinaus muss jede Rechnung die Bestellnummer/Mittelbindungsnummer der Auftraggeberin\
ausweisen (diese ist dem Auftrag zu entnehmen).\
9. Auswertung\
Der Bieter muss eine Monatsauswertung (zum jeweiligen Monatsende) über die tatsächlich\
gelieferten Artikel (unter Angabe der jeweiligen Artikelnummer der Auftraggeberin (s. Lieferlisten),\
Artikelbezeichnung, Lieferstellen, Liefermengen sowie Einzelpreisen erstellen können und auf Abruf\
der Auftraggeberin übersenden.
