Softgetränkepartner für Großveranstaltungen

DTAD-ID: 18469211
Region:
76131 Karlsruhe (Hagsfeld)
Auftragsart:
Öffentliche Auftraggeber
Dokumententyp:
Ausschreibung
Verfahrensart:
Öffentliche Ausschreibung
Vergabestelle:
Sichtbar nach Registrierung
Auftragnehmer:
Sichtbar nach Registrierung
Kategorien:
Getränke
CPV-Codes:
Vergabeordnung:
Lieferauftrag (VOL)
Kurzbeschreibung:
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Lieferrechten für Softgetränke\ in Verbindung mit Sponsoring sowie Liefer- und Dienstleistungen.
Informationsstand
DTAD-Veröffentlichung:
04.02.2022
Frist Angebotsabgabe:
03.03.2022

Diese Ausschreibung ist bereits abgelaufen.

Mit der webbasierten Applikation DTAD erhalten Sie tagesaktuelle Ausschreibungen für Ihre Anfrage.
Leistungsbeschreibung
Beschreibung:
Softgetränkepartner für Großveranstaltungen - Der Gemeinderat der Stadt Karlsruhe hat im Februar 2014 beschlossen, die\
KME Karlsruhe Marketing und Event GmbH, eine Tochter der Stadt Karlsruhe,\
mit der Durchführung von Veranstaltungen zu beauftragen. \
\
Die KME widmet sich der Vorbereitung und Durchführung eigener Veranstaltungen (u.a. INDOOR MEETING, DAS FEST, SCHLOSSLICHTSPIELE, Stadtwerke EISZEIT), sowie der Konzeption, Vorbereitung und Durchführung von weiteren kulturellen, sportlichen und sonstigen Events, die im städtischen Interesse liegen und im Rahmen einer strategischen Gesamtaufstellung der Stadt Karlsruhe gewünscht sind. \
\
Zudem werden Service-Dienstleistungen zur Unterstützung und Beratung anderer Events, die im Interesse der Stadt Karlsruhe stattfinden, erbracht. Hierzu zählt vor allem auch die Sicherstellung von kommunal gewünschten und erforderlichen Standards, insbesondere in den Bereichen Veranstaltungssicherheit und Jugendschutz. \
\
Gegenstand der Ausschreibung ist die Vergabe von Lieferrechten für Softgetränke in Verbindung mit Sponsoring sowie Liefer- und Dienstleistungen.\
\
Die KME stellt hohe Anforderungen an den Getränkelieferanten und benötigt\
einen zuverlässigen Partner und Sponsor, der in verschiedenen Bereichen diverse\
Anforderungen erfüllt. Die KME erwartet vom Bieter, dass Getränkelieferrechte und Kommunikation in Bezug auf Veranstaltungen der KME einen hohen Stellenwert\
einnehmen und gemeinsam mit der KME versucht wird, die Veranstaltungen\
weiterzuentwickeln und zum Erfolg zu führen. \
\
Das gemeinsame Interesse, Karlsruhe über wertige Events noch stärker zu positionieren, steht dabei im Vordergrund und muss vom Bieter "gelebt" und mit Kommunikationsmaßnahmen unterstützt werden. \
Der zu vergebende Auftrag über die Belieferung von ausgewählten Großveranstaltungen in Karlsruhe mit Softgetränken, Sponsoring sowie im Zusammenhang stehenden Lieferungs- und Dienstleistungen für ein Jahr umfasst die Events DAS FEST Karlsruhe, die SCHLOSSLICHTSPIELE Karlsruhe und die Stadtwerke EISZEIT.\
\
DAS FEST Karlsruhe (voraussichtlich 10 Veranstaltungstage inkl. Vor-Fest),\
Günther-Klotz-Anlage Seit 1985 findet jährlich an einem Wochenende Ende Juli DAS FEST, eine der größten Open-Air-Veranstaltungen in Deutschland, in der Karlsruher Günther-Klotz-Anlage statt. \
\
Im Laufe der Jahre entwickelte sich das einst kleine Open-Air-Festival zu einem generationenübergreifendem Sommer-Event mit jährlich rund 250.000 Besuchern jeden Alters. \
\
Bereits vor dem FEST-Wochenende startet das Vor-Fest mit regionalen Bands auf der Café-Bühne. Für nähere Informationen siehe auch www.dasfest.de.\
\
SCHLOSSLICHTSPIELE KARLSRUHE (ca. 4 Wochen), Schlossplatz Karlsruhe Rund 1,7 Millionen Besucher zeigten sich 2015 bis 2019 begeistert von den Projektionen international renommierter Künstler - kuratiert vom ZKM | Zentrum für Kunst und Medien. \
\
Hochleistungsbeamer lassen die 3.000 Quadratmeter Projektionsfläche des Karlsruher Schlosses über mehrere Wochen hinweg jeden Abend in anderer Pracht erstrahlen - kostenlos und für jedermann frei zugänglich. Ein vielfältiges Gastronomieangebot vor Ort rundet das Angebot ab. \
\
Dazu kommen Rahmenveranstaltungen wie z.B. die Foodtruck Convention. Für\
nähere Informationen siehe auch www.schlosslichtspiele.info.\
\
Stadtwerke EISZEIT (ca. 9 Wochen), Schlossplatz Karlsruhe\
Als Highlight der Karlsruher Weihnachtsstadt verwandelt die Open-Air-Eisbahn den historischen Schlossplatz jedes Jahr von Ende November bis Ende Januar in ein funkelndes Wintermärchen. \
\
Die einzigartige Kombination aus großer Eisfläche mit Eisstockbahnen, einem gastronomischen Angebot vor Ort und atemberaubender Illumination begeistert als Winterereignis und Sportmöglichkeit Familien und Gruppen aller Art (ca. 100.000 Besucher pro Saison). \
\
Für nähere Informationen siehe auch www.stadtwerke-eiszeit.de.\
\
Die angegebenen Besucherzahlen dienen lediglich als Anhaltspunkt. Eine\
verbindliche Aussage über die Entwicklung der Besucherzahlen kann, aufgrund\
verschiedener Einflussfaktoren, vom Auftraggeber nicht getroffen werden. Bei\
Veranstaltungen legt die KME fest, welche Produkte an welchen Getränkeständen\
ins Sortiment genommen werden.\
\
Der Auftragnehmer liefert Limonade und koffeinhaltige Kaltgetränke nach\
der Maßgabe der KME. Er liefert darüber hinaus das vereinbarte Equipment,\
leistet Logistik-, Aufbau- und Kundendienst-Aufgaben und unterstützt mit\
einer Sponsoringsumme sowie Kommunikationsleistungen den Erfolg der\
Veranstaltungen. Dabei hält er Kriterien des sorgsamen Umgangs mit Mensch und\
Umwelt ein.\
\
Im Einzelnen handelt es sich um folgende Positionen:\
\
1. Lieferleistungen Limonade und koffeinhaltige Kaltgetränke\
- Der Auftragnehmer ist exklusiver Lieferant für Limonade mit Kohlensäure\
und mindestens 4% Fruchtgehalt, koffeinhaltige Kaltgetränke mit und ohne\
Kohlensäure und mindestens 2% Fruchtgehalt, die er der KME in Rechnung stellt.\
\
Die Sortimentsgestaltung der einzelnen Veranstaltungen und Stände erfolgt in\
Abstimmung mit der KME.\
\
- Folgende Verpackungseinheiten sind verbindlich einzuhalten:\
- PET-Mehrwegsystem (laut den Vorgaben des Arbeitskreis Mehrweg GbR)\
- 0,50 Ltr. und 1,00 Ltr. in einer Mehrwegkiste nach Standard des Arbeitskreis\
Mehrweg GbR.\
- Glas-Mehrwegsystem (laut den Vorgaben des Arbeitskreis Mehrweg GbR)\
- 0,33 Ltr. in der Mehrwegkiste nach Standard des Arbeitskreis Mehrweg GbR.\
- PETCYCLE System (Poolflasche PETCYCLE GmbH)\
- 0,50 Ltr. und 1,00 Ltr. in der Poolkiste nach Standard der PETCYCLE GmbH.\
- Mehrwegfässer mit mindestens 15 l Füllmenge.\
Alle Waren werden auf Kommission zur Verfügung gestellt.\
\
2. Lieferung Equipment\
- Der Auftragnehmer liefert alle erforderlichen Materialien und Maschinen, wie\
PKW-Kühlwagen und Sonnenschirme auf eigene Verantwortung und nimmt diese\
nach Ende der Veranstaltungen wieder an sich.\
- Der Auftragnehmer stellt Stapler und oder Radlader zur Verfügung.\
- Die genaue Spezifikation der Sachleistungen erfolgt in gemeinsamer Abstimmung\
entsprechend dem Bedarf für die einzelnen Veranstaltungen.\
\
3. Leistung Logistik, Aufbau, Personal, Kundendienst\
- Der Auftragnehmer übernimmt die Verteilung des Equipments und der Getränke\
direkt an die Verkaufsstände bzw. in die Kühlcontainer/Kühlwagen.\
- Die Lieferung der Getränke erfolgt in Flaschen bzw. Premix-Einheiten.\
- Der Auftragnehmer übernimmt die logistische Unterstützung der Nachbestückung\
an den Veranstaltungswochenenden von DAS FEST und dem Vor-FEST. Hier\
gelten für die Liefertermine nach Absprache mit der KME Zeitfenster von +/- 120\
Minuten.\
\
4. Anforderungen zur Einhaltung folgender Kriterien des sorgsamen Umgangs mit\
Mensch und Umwelt\
- Kriterien des Umweltschutzes (z.B. Herstellung und Entsorgung) und\
der Umweltverträglichkeit (z.B. Belastung der Umwelt, Altstoffanteil,\
Wiederverwertbarkeit) sind zu berücksichtigen. Dabei sind die Umweltkriterien, die von den beschaffenden Produkten zu erfüllen sind, bereits in der Planungsphase festzulegen. Soweit technisch möglich, sind umweltverträgliche Alternativen zu bevorzugen.\
\
- Kriterien des Fairen Handels (z.B. keine Produkte aus Kinderarbeit) sind zu\
berücksichtigen.\
\
- Die zu verarbeitenden Rohstoffe werden soweit möglich aus der Region bezogen.\
- Kriterien zur Vermeidung von Verpackungsabfällen sind zu berücksichtigen.\
\
Die konkrete Ausgestaltung der Rücknahmeverpflichtung soll bereits in den\
Kaufverträgen bzw. Ausschreibungen aufgenommen werden. Der Hersteller und\
Vertreiber soll die Transport-, Umwelt- und Verkaufsverpackungen zurücknehmen\
und einer Wiederverwendung oder einer stofflichen Verwertung zuführen.\
Zur Einhaltung dieser Anforderungen ist eine Erklärung in einem zusätzlichen\
selbst erstellten Dokument abzugeben. Die Einhaltung dieser Kriterien wird bei der Bewertung mit 10 % einfließen. Dabei wird jeweils mit 0 bis 5 Punkten bewertet.\
\
Je schlüssiger dargelegt und je deutlicher eingehalten, umso besser/mehr Punkte\
können erreicht werden.\
\
5. Service und Erreichbarkeit\
- Der Auftragnehmer garantiert für alle die Partnerschaft und die Lieferung\
betreffenden Rückfragen und Probleme während des gesamten Auftrag-Zeitraums\
die Betreuung durch einen Projektleiter.\
\
- Für technische Fragen stellt der Auftragnehmer während der Veranstaltungen\
inklusive der Zeiträume des Auf- und Abbaus einen qualifizierten Mitarbeiter\
(zum Beispiel Betriebsleiter) und sichert 24/7-Rufbereitschaft zu. Hierfür wird eine Mobil-Nummer bekannt gegeben. Die genaue Spezifikation der Dienstleistungen erfolgt in gemeinsamer Abstimmung entsprechend dem Bedarf für die einzelnen Veranstaltungen.\
\
6. Kommunikationskonzept\
Die KME möchte für ihre Veranstaltungen eine möglichst große Aufmerksamkeit\
und Emotionalisierung erzielen. Um dies zu unterstützen, fördert der Auftragnehmer die städtische Erlebniskultur in Zusammenarbeit mit der KME ganzjährig und setzt dabei eigene Akzente auf den Veranstaltungen. \
\
Er inszeniert Attraktionspunkte,\
stellt Gewinne für Verlosungen zur Verfügung und pusht die Öffentlichkeitswirkung der Veranstaltungen über eigene Kanäle. Im Rahmen eines Crossmarketings bewirbt der Auftragnehmer die Veranstaltungen der KME auch auf seinen eigenen Veranstaltungen bzw. platziert sie auf eigenen Portalen und in den ihm zugänglichen Kanälen. \
Der Auftragnehmer stellt kurz dar, wie er das Konzept plant und zeigt erste Ideen auf. Die Ausführungen zum Kommunikationskonzept sind auf maximal 2 Seiten zu begrenzen. Etwaige bildliche oder grafische Darstellungen können zusätzlich zu den maximal zulässigen Seiten eingereicht werden.\
\
Das Kommunikationskonzept wird bei der Bewertung mit 10 % einfließen. Es wird\
mit 0 bis 5 Punkten bewertet. Je schlüssiger dargelegt und je mehr Maßnahmen, je mehr wirksame Ideen, umso besser/mehr Punkte können erreicht werden.\
\
7. Sponsoring\
- Der AN ist branchenexklusiver Partner der Veranstaltungen DAS FEST,\
SCHLOSSLICHTSPIELE Karlsruhe, Stadtwerke EISZEIT.\
\
- Er erbringt eine Leistung von 20.000 Euro (netto). Er erhält hierfür\
Kommunikationsleistungen bei allen drei genannten Veranstaltungen. Die\
Einzelheiten und verbindlichen Regelungen hierzu ergeben sich aus den Anlagen\
A - C zum "Partner-Vertrag". Dem Sponsoring Engagement liegen in folgender\
Reihenfolge, woraus zugleich die Rangfolge ihrer Bedeutung (auch in Hinblick auf etwaige Widersprüche) folgt, als Regelungen zugrunde:\
\
- Die Regelungen des Partner-Vertrages\
- Die Regelungen dieser Vergabeunterlagen samt restlicher Anlagen\
Maßgebend für den Umfang der Leistungen ist die Leistungsverzeichnis.\
Maßgeblich sind zudem folgende Veranstaltungsdaten:\
- Für DAS FEST 2022: Beginn Aufbau/Belieferung: KW 26, Bereitschaft: 11.07. -\
24.07.2022, Abbau: ab KW 30\
\
- Für die SCHLOSSLICHTSPIELE KARLSRUHE 2022: Beginn Aufbau/Belieferung:\
KW 32, Bereitschaft: KW 33 bis KW 37, Abbau: ab KW 39\
\
- Für die Stadtwerke EISZEIT 2022/23: Beginn Aufbau/Belieferung: KW 46, Abbau:\
KW 5\
\
Das Projekt wird seitens der KME durch einen Koordinator bearbeitet. Dieser\
Ansprechpartner wird dem Auftragnehmer rechtzeitig benannt, ggf. wird er\
dem Auftragnehmer weitere Projektbeteiligte bei der KME benennen, soweit\
dies im Projekt erforderlich ist. Der Auftragnehmer benennt ebenfalls einen\
festen Ansprechpartner (Projektleiter), der im Vorfeld, während und nach der\
Veranstaltung per E-Mail und telefonisch für die KME zur Verfügung steht.\
\
Der vom Auftragnehmer benannte Ansprechpartner bleibt für die gesamte\
Vertragslaufzeit für das Projekt zuständig. Ein Wechsel ist grundsätzlich nur für den Fall zulässig, dass die KME dies ausdrücklich wünscht oder ein Vorbringen des Auftragnehmers entsprechend genehmigt bzw. innerbetriebliche Notwendigkeiten beim Auftragnehmer für einen Wechsel sprechen. \
\
Alle wesentlichen Maßnahmen, die für die Vertragsausführung von Bedeutung sind, sind zwischen diesen Ansprechpartnern abzusprechen.
Erfüllungsort:
Karlsruhe Marketing und Event GmbH\
Postanschrift Alter Schlachthof 11b\
Ort 76131 Karlsruhe\
\
Weitere \
Günter-Klotz-Anlage\
Postanschrift Wilhelm-Baur-Straße\
Ort 76135 Karlsruhe\
\
Schlossplatz\
Postanschrift Schloss\
Ort 76131 Karlsruhe
Lose:
nein
Planungsleistungen
nein
Lose
nicht zugelassen
Sonstiges
 
Adresse der den Zuschlag erteilenden Stelle\
Siehe "zur Angebotsabgabe auffordernden Stelle"\
Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen (u.a.) 02.03.2022\
Bitte nutzen Sie zur Abgabe Ihres Angebots die zur Verfügung gestellten\
Dokumente sowie soweit gefordert zusätzliche formlose eigene Erklärungen.